【Excel】プルダウンの使い方!複数選択・自動追加の方法を全部紹介

Excelのプルダウンリストという機能を上手く活用できれば、アンケートを作成したり、売り上げやシフト表などのデータを管理したりする際の作業が非常に簡単になります。この記事では、基本的な使い方から応用的な使い方まで紹介していますので、ぜひ活用してみてください。

【Excel】アンケート作成やデータ整理に困ったら!プルダウンリストの使い方を詳しく紹介

 

今回は、Microsoft Excel(以下、Excel)のプルダウンリスト(プルダウンメニュー、ドロップダウンリストなどとも呼ぶ)という機能をご紹介したいと思います。

プルダウンリストは、上手に活用すればアンケートはもちろんのこと、シフト管理・売上管理・商品リスト・見積り・データ整理など、いろいろなシーンで活用できます。

この記事では、プルダウンリストの基本的な使い方から、応用編までを総ざらいでご紹介したいと思います。プルダウンの追加・編集方法や複数選択する方法なども解説しています。「ほとんどの人が知っているけど、意外と使える人が少ない」機能なので、ぜひ読んでみてください。

 

Excelの便利機能「プルダウンリスト」とは?

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プルダウンリストとは、セルをクリックした時に複数の選択肢を表示させる機能。

Excelのアンケートやデータベースなどでよく使われ、ほとんどの方が一度は見たことがあるのではないでしょうか。

プルダウンリストを活用することで作業効率アップにつながります。

【プルダウンリストのメリット】
・入力ミスが減る
・選択肢が限られるので、集計が簡単
・作業をマニュアル化できる

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プルダウンリストの作り方

プルダウンリストは知名度が高いものの、使い方を知っている人はそこまで多くありません。まずはプルダウンリストの基本的な作成方法からご紹介します。

作成方法には、「項目リストを作成する方法」と「直接リストを入力する方法」の2つがあります。

 

項目リストを用意してプルダウンリストを作成する方法

項目リストとは、プルダウンメニューの内容を記載した表のことです。最初にリストを作成したあと、プルダウンメニューの設定を行います。具体的な手順は以下の通りです。

【項目リストの場合のプルダウンリストの作り方】
1.項目リスト(メニューの内容)を作成する
2.プルダウンリストを付けるセルを選択する(範囲選択も可)
3.「データ」タブ→「データの入力規則」を選択する
4.「入力値の種類」(設定タブ内)を「リスト」に変更する
5.「元の値」右側にある矢印をクリック
6.リストセルの範囲を指定して「OK」をクリック

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項目リストを見ればメニューの内容が一目で把握できるので、この方法はメニューの追加や削除などメンテナンスがしやすいのが特徴です。

 

入力値に入力してプルダウンリストを作成する方法

【直接入力の場合のプルダウンリストの作り方】
1.プルダウンリストを付けるセルを選択する(範囲選択も可)
2.「データ」タブ→「データの入力規則」を選択する
3.「入力値の種類」(設定タブ内)を「リスト」に変更する
4.「元の値」にメニューの内容を直接入力
5.「OK」をクリック

先ほどの方法と違うのは4つ目の工程です。「元の値」は、範囲指定をするのではなく、直接メニューの内容を打ち込みます。入力する選択肢は「,(カンマ)」で区切るのがルールなので、覚えておきましょう。

この方法は、リストを事前に用意する必要がないので手っ取り早くプルダウンを作成できます。

 

シート内のプルダウンリストが設定されているセルを見つける方法

プルダウンはぱっと見ただけでは、どこに設定がされているのかわかりません。「どのセルにプルダウンを作成したかわからなくなってしまった」、そんな時には検索機能を使いましょう。

やり方は、プルダウンを検索するシートを開いて、「Ctrl+G」を押します(「ホーム」タブ→編集メニュー内の「検索と選択」→「ジャンプ」でもOK)。

そうすると「ジャンプ」のダイアログボックスが表示されます。そのなかにある「セルの選択」をクリックし、「選択オプション」内の「データの入力規則」と「すべて」にチェックを入れましょう。

最後に「OK」をクリックすると、プルダウンが設定されているセルが選択されます。

 

プルダウンリストの編集方法

基本的な作成方法がわかったところで、今度は編集と解除の方法をご紹介します。こちらも簡単なのでさらっといきましょう。

プルダウンリストの編集・修正

プルダウンメニューで選択肢の内容を変更する場合には、さきほど「元の値」に入力した内容を直接打ち変えます。

また選択肢をセルの範囲で指定している場合にはセルを修正、もしくは追加する選択肢を用意して「元の値」で指定の範囲を広げます。

 

プルダウンリストに自動追加する方法

項目を追加したら、自動でプルダウンメニューに追加させることも可能です。

メニューの数が増えていくような場合、いちいち設定を変えなくても自動でプルダウンに連動させることができて便利です。

項目を自動追加するには「OFFSET関数」と「COUNTA関数」を組み合わせて使います。

OFFSET関数は「=OFFSET(参照,行数,列数,[高さ], [幅])」で定義され、「検索/行列」の関数の一つです。

COUNTA関数は「=COUNTA(範囲)」で定義され、指定した範囲内に「数値の入力されたセル数」がいくつあるかを求める関数です。

これらの関数を使って、プルダウンの自動追加設定を行います。

【関数を使ってプルダウンの自動追加設定をする手順】
1. プルダウンが作成されているセルを選択する
2.「データ」タブ→「データの入力規則」を選択
3.「元の値」に関数式を入力する(詳細は以下)
4.「OK」をクリックする

「元の値」に入力する式は、以下のような形です。

「=OFFSET($C$2,0,0,COUNTA(C:C),1)」

最初の引数には項目リスト最上部のセルを指定します。この際、列の絶対参照をしておきましょう(F4で絶対参照ができます)。

そのあとの2つの「0」は行数と列数を示していますが、「この場合は0を入力する」と覚えてしまってかまいません。

OFFSET関数の高さに当たる部分には、「範囲を項目リストの列に指定したCOUNTA関数」を代入します。最後の「1」も丸暗記でOKです。

この関数式を「元の値」に入力して、指定した範囲にデータを追加すれば、自動でプルダウンメニューにも項目が反映されます。

 

プルダウンリストの解除

プルダウンメニューの表示を停止させる場合には、「データの入力規則」のダイアログボックス下部にある「すべてクリア」をクリックします。

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プルダウンリストの色を変更する

プルダウンリストと「条件付き書式」を組み合わせて、指定した選択肢だけセルの色を変えることも可能です。例として以下のような出勤管理表で考えてみましょう。

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「出勤」だけ色を変える場合は、以下の手順を踏みます。

1.条件を付けるセルを選択する
2.「ホーム」タブ→「条件付き書式」→「新しいルール」を選択する
3.「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択する
4.「次のセルのみを書式設定」を左から順に「特定の文字列」「次の値を含む」「出勤」に設定する
5.「書式」ボタンをクリックして、書式を指定する(文字色を赤にするなど)

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「条件付き書式」はExcelの曜日入力の際にもご紹介しましたが、応用が利くとても便利な機能です。

使えるようになればExcelでできることの幅が大きく広がるので、ぜひこれを機に使い方を覚えておきましょう。以下の記事もぜひ参考にしてみてください。

<関連>
【Excel】「土・日・祝日の色を自動で変える」「曜日を自動で入れる」方法!3分でできるカレンダーの作り方も紹介

 

プルダウンリストの応用

最後にプルダウンリストの応用編です。

 

キーボードを使ってプルダウンリストを選択する

プルダウンリストは「Alt+↓」でキーボード選択ができます。これを知っておけば、マウスを使う手間が省けるので知っていて損のないテクニックです。

 

「入力時メッセージ」を使ってわかりやすくする

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プルダウンリストを使う時に、上記のようなメッセージを表示させることもできます。入力漏れを防止すると同時に、記入する人に対しても親切なので活用してみましょう。

「データの入力規則」の「入力時メッセージ」タブで設定ができます。

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選択肢以外を入力させない「エラーメッセージ」表示

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「エラーメッセージ」の設定をしておくことで、指定の語句以外を入力不可にできます。

「データの入力規則」の「エラーメッセージ」タブで設定ができます。「スタイル」では、「停止」「注意」「情報」のいずれかを選びます。

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プルダウンメニューで複数選択はできるのか?

結論から言うと基本的にはプルダウンメニューの複数選択はできません。

アンケートなどでよく見る「複数選択可」や「当てはまるものをすべて選んでください」など、どうしても複数選択を使いたい場合には「チェックボックス」を活用しましょう。

【チェックボックスの使い方】
1.「開発」タブ→「挿入」→「チェックボックス」を選択する(「開発」タブがない場合は、「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」から追加)
2.挿入したい場所をクリック&ドラッグ
3.項目名を編集する(デフォルトでは「チェック1」となっている)
4.チェックボックスを右クリックして、「コントロールの書式設定」を選択する
5.「コントロール」タブ内のリンクするセルを選ぶ

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手順5のリンクするセルは、結果を表示させるセルのことを指します。リンクセルを指定しておけば、集計を自動化できるのでおすすめです。

リンク先をアンケートとは別シートに指定して、結果を表示させる集計シートをつくっておくのもいいと思います。

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複数選択の代わりに、複数のプルダウンリストを連動させる

さきほどプルダウンリストでは複数選択できないとお伝えしましたが、大分類→中分類といったように複数のリストを連動させることは可能です。

この場合は「名前の定義」と「INDIRECT関数」を使用します。すこし複雑になるので、落ち着いて一つひとつ理解していきましょう。

【複数のプルダウンリストを連動させる方法】
全体の流れとしては以下の通り。

分類表の作成 → 大分類を定義 → 中分類をそれぞれ定義 → もとになるプルダウンリストを作成 → 連動するプルダウンリストを作成

それでは順を追って説明します。

まずは以下のような分類表を作成し、「数式」タブ→「名前の定義」で各分類の定義づけを行います。

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大分類も中分類もやり方は一緒。

大分類の場合には、名前には「大分類」、参照範囲は大分類項目のセル(この場合、魚・肉・野菜)を指定します。

中分類では、魚・肉・野菜それぞれの定義づけを行います。

定義した内容は、「名前の定義」の左側にある「名前の管理」で確認ができます。

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「名前の定義」ができたら、プルダウンリストを作成します。やり方はさきほどと同様ですが、今回は大分類の参照範囲に「=大分類」、中分類の参照範囲には「=INDIRECT(A2)」と入力します。

最後に、ちゃんとリストどうしが連動しているかを確認して完成です。

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まとめ|プルダウンリストを使って効率アップ・ミス防止に取り組もう

いかがでしたでしょうか。今回は、プルダウンリストの使い方を基本から応用まで、幅広くご紹介しました。

この機能のポイントは、作業の効率を上げるところと入力ミスを減らせるところにあります。

プルダウンリストが使えそうな場面があったら、積極的に活用してみてはいかがでしょうか。

 

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