【図解付き】エクセルのオートフィルとは?もっと便利なフラッシュフィルも解説

今回は「オートフィル」と「フラッシュフィル」を取り上げたいと思います。隣接したセルに連続データを自動入力する「オートフィル」は有名なので、使える方も多いと思います。 一方、フラッシュフィルはオートフィルに似ていますが、それよりも高度な機能です。使い方を覚えておくとMicrosoft Excel(以下、Excel)での作業がさらに便利になりますよ。

【Excel】オートフィルの上位互換「フラッシュフィル」がすごい! 関数いらずの優れもの

 

オートフィルとは?使い方や設定方法を解説!

オートフィルは、セルに入力されている式や値を参考に、自動的に連続した値をコピーするExcelの機能です。

例えば1行目に日付や曜日、値などを入れて、それらにオートフィルをかけると以下のように各データが自動入力されます。

 

オートフィルの使い方は簡単!

オートフィルの使い方手順は大きく3ステップです。

はじめに、連続データの先頭となるセルにデータを入力します。(ステップ①)

そして、そのセルの右下にカーソルを合わせると、マウスポインターが黒い十字の形になります。これをフィルハンドルと呼びます。(ステップ②)

最後に、フィルハンドルのまま下へドラッグします。(ステップ③)

これでオートフィルが完成です。最初に入力した値をもとに、それに続くデータが自動入力されます。

 

オートフィルで自動入力できるデータの種類

 オートフィルで自動入力できるデータには以下のようなものがあります。(デフォルト状態の場合)

  • 曜日(日、月、火、水…)
  • 英語表記の曜日(Sun、Mon、Tue、Wed…)
  • 月(1月、2月、3月、4月…)
  • 四半期(第1四半期、第2四半期、第3四半期、第4四半期)
  • 旧暦の月名(睦月、如月、弥生、卯月…)
  • 干支(子、丑、寅、卯…)
  • 十干(甲、乙、丙、丁…)  など

このほかにも、「1、2、3、4…」という値、「8/1、8/2、8/3、8/4…」などの日付もオートフィルで自動入力ができます。

 

オートフィルができないときの対処法

もし上記で説明したやり方でもオートフィルができない場合は、設定を変える必要があるかもしれません。設定変更の手順は以下の通りです。

①「ファイル」タブをクリック
②「オプション」を選択
③「詳細設定」を選択
④「フィルハンドルおよびセルのドラッグ アンド ドロップを使用する」にチェックを入れる

このチェックが外れている場合は、オートフィルが使えない状態なので、必要に応じてチェックを入れましょう。

 

オートフィルの自動入力データをカスタマイズする方法

オートフィルで自動入力する値は、自分でカスタマイズすることもできます。名前、部署名、地名など入力頻度の高いデータを一度登録しておけばオートフィルで簡単に入力できて便利です。手順は以下の通り。

①「ファイル」タブをクリック
②「オプション」を選択
③「詳細設定」を選択
④「全般」のメニューのなかにある「ユーザー設定の編集」をクリック
⑤「ユーザー設定リスト」のダイアログボックスのなかで設定

手順⑤の具体的な設定方法は、「リストの項目」内に直接打ち込むことで、自動入力したいリストを追加できます。また、Excelの任意のシートに事前に登録させたいデータを入力しておき、「インポート」でリストを取り込むことも可能です。

 

オートフィルよりもさらに賢い「フラッシュフィル」とは?オートフィルと何が違うの?

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フラッシュフィルとは、羅列したデータからExcelが法則性や決まりを見つけ、それに従ってデータを自動入力してくれる機能。

“法則性”というところがフラッシュフィルのミソ。オートフィルでは、デフォルトの設定以外では事前に登録したデータのリストしか自動入力できず、「自分で法則性を見出す」ことはできません。

今まで手で入力していたようなデータも、フラッシュフィルを使えば一瞬で終わるなんてこともあるので、Excel初心者は覚えておきたい機能のひとつです。

 

フラッシュフィルの使い方

それでは例を挙げながら、フラッシュフィルの使い方をご紹介していきます。

【フラッシュフィルの使い方】

まず、フラッシュフィルを実行する前にデータを用意し、その右側を空白列にして以下のような状態にしておきます。

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この先については、やり方が3通りあります。

 

方法1:「データ」タブ→データツール内にある「フラッシュフィル」を選択

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方法2:オートフィル実行後、「オートフィルオプション」を右クリックし「フラッシュフィル」を選択

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方法3:フラッシュフィルのショートカットキー「Ctrl+E」を使う

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そうすると氏名から苗字だけを抜き出すことに成功しました。

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ダウンロード可能:PCスキルシートのサンプル(doda)

 

フラッシュフィル活用術!ほかにもこんな使い方ができる

苗字や名前を抜き出す以外にもフラッシュフィルはいろいろなシーンで使えます。その例をいくつかご紹介していきます。

 

漢字だけじゃなく、ローマ字でもフラッシュフィルが使える

f:id:okazaki0810:20190919215227p:plain漢字表記だけでなくローマ字の場合でもフラッシュフィルが使えます。

 

フラッシュフィルで電話番号の一部だけを抜き出す

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電話番号でも使用可能。関数を使って抽出する場合「=LEFT(A2,FIND("-",A2)-1)」と入力する必要がありますが、フラッシュフィルなら一瞬で入力完了です。

 

フラッシュフィルでメールアドレスの一部を抜き出す

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こちらも先ほどの電話番号の例と同様、関数を使うとなると複雑な式が必要ですが、フラッシュフィルならあっという間。

B2セルを「@」以降の部分に変えれば、メールアドレスの後半部を抜き出すことができます。

 

フラッシュフィルで都道府県と市区町村を結合させる

f:id:okazaki0810:20190919215325p:plain抽出だけでなく、文字列の結合もできます。「&(アンパサンド)」や「CONCAT関数」を使ってもいいのですが、その場合は結果が数式として認識されます。

一方で、フラッシュフィルだと文字列として表示されるので、その後の作業がしやすいというメリットがあります。

 

フラッシュフィルで「男→男性」「女→女性」に自動変換

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この例はかなりニッチですが、「フラッシュフィルはいろいろなケースで利用ができる」ということがお分かりいただけるのではないでしょうか。

 

最後にお伝えしたいフラッシュフィルの注意点

フラッシュフィルは非常に便利な機能ですが、表示するデータは必ずしも完璧ではありません。

たとえば、以下のように最上部に「岐阜県」だけを入力してフラッシュフィルを実行します。そうすると「頭の3文字を抜き出す」という法則に従ってしまい、4文字の「神奈川県」は正しく表示されません。

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フラッシュフィルは自動で入力や抜き出し、変換などを行ってくれますが、このように正確性に欠けることがあります。作業後には必ず、間違いがないかを確認しましょう。

 

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