- オートフィルとは？使い方や設定方法を解説！
- オートフィルよりもさらに賢い「フラッシュフィル」とは？オートフィルと何が違うの？
- フラッシュフィルの使い方
- フラッシュフィル活用術！ほかにもこんな使い方ができる
- 最後にお伝えしたいフラッシュフィルの注意点
オートフィルとは？使い方や設定方法を解説！
オートフィルは、セルに入力されている式や値を参考に、自動的に連続した値をコピーするExcelの機能です。
例えば1行目に日付や曜日、値などを入れて、それらにオートフィルをかけると以下のように各データが自動入力されます。
オートフィルの使い方は簡単！
オートフィルの使い方手順は大きく3ステップです。
はじめに、連続データの先頭となるセルにデータを入力します。（ステップ①）
そして、そのセルの右下にカーソルを合わせると、マウスポインターが黒い十字の形になります。これをフィルハンドルと呼びます。（ステップ②）
最後に、フィルハンドルのまま下へドラッグします。（ステップ③）
これでオートフィルが完成です。最初に入力した値をもとに、それに続くデータが自動入力されます。
オートフィルで自動入力できるデータの種類
オートフィルで自動入力できるデータには以下のようなものがあります。（デフォルト状態の場合）
- 曜日（日、月、火、水…）
- 英語表記の曜日（Sun、Mon、Tue、Wed…）
- 月（1月、2月、3月、4月…）
- 四半期（第1四半期、第2四半期、第3四半期、第4四半期）
- 旧暦の月名（睦月、如月、弥生、卯月…）
- 干支（子、丑、寅、卯…）
- 十干（甲、乙、丙、丁…） など
このほかにも、「1、2、3、4…」という値、「8/1、8/2、8/3、8/4…」などの日付もオートフィルで自動入力ができます。
オートフィルができないときの対処法
もし上記で説明したやり方でもオートフィルができない場合は、設定を変える必要があるかもしれません。設定変更の手順は以下の通りです。
①「ファイル」タブをクリック
②「オプション」を選択
③「詳細設定」を選択
④「フィルハンドルおよびセルのドラッグ アンド ドロップを使用する」にチェックを入れる
このチェックが外れている場合は、オートフィルが使えない状態なので、必要に応じてチェックを入れましょう。
オートフィルの自動入力データをカスタマイズする方法
オートフィルで自動入力する値は、自分でカスタマイズすることもできます。名前、部署名、地名など入力頻度の高いデータを一度登録しておけば、オートフィルで簡単に入力できて便利です。手順は以下の通り。
①「ファイル」タブをクリック
②「オプション」を選択
③「詳細設定」を選択
④「全般」のメニューのなかにある「ユーザー設定の編集」をクリック
⑤「ユーザー設定リスト」のダイアログボックスのなかで設定
手順⑤の具体的な設定方法は、「リストの項目」内に直接打ち込むことで、自動入力したいリストを追加できます。また、Excelの任意のシートに事前に登録させたいデータを入力しておき、「インポート」でリストを取り込むことも可能です。
オートフィルよりもさらに賢い「フラッシュフィル」とは？オートフィルと何が違うの？
フラッシュフィルとは、羅列したデータからExcelが法則性や決まりを見つけ、それに従ってデータを自動入力してくれる機能。
“法則性”というところがフラッシュフィルのミソ。オートフィルでは、デフォルトの設定以外では事前に登録したデータのリストしか自動入力できず、「自分で法則性を見出す」ことはできません。
今まで手で入力していたようなデータも、フラッシュフィルを使えば一瞬で終わるなんてこともあるので、Excel初心者は覚えておきたい機能のひとつです。
フラッシュフィルの使い方
それでは例を挙げながら、フラッシュフィルの使い方をご紹介していきます。
【フラッシュフィルの使い方】
まず、フラッシュフィルを実行する前にデータを用意し、その右側を空白列にして以下のような状態にしておきます。
この先については、やり方が3通りあります。
方法1：「データ」タブ→データツール内にある「フラッシュフィル」を選択
方法2：オートフィル実行後、「オートフィルオプション」を右クリックし「フラッシュフィル」を選択
方法3：フラッシュフィルのショートカットキー「Ctrl＋E」を使う
そうすると氏名から苗字だけを抜き出すことに成功しました。
＜関連＞
ダウンロード可能：PCスキルシートのサンプル（doda）
フラッシュフィル活用術！ほかにもこんな使い方ができる
苗字や名前を抜き出す以外にもフラッシュフィルはいろいろなシーンで使えます。その例をいくつかご紹介していきます。
漢字だけじゃなく、ローマ字でもフラッシュフィルが使える
漢字表記だけでなくローマ字の場合でもフラッシュフィルが使えます。
フラッシュフィルで電話番号の一部だけを抜き出す
電話番号でも使用可能。関数を使って抽出する場合「=LEFT(A2,FIND("-",A2)-1)」と入力する必要がありますが、フラッシュフィルなら一瞬で入力完了です。
フラッシュフィルでメールアドレスの一部を抜き出す
こちらも先ほどの電話番号の例と同様、関数を使うとなると複雑な式が必要ですが、フラッシュフィルならあっという間。
B2セルを「＠」以降の部分に変えれば、メールアドレスの後半部を抜き出すことができます。
フラッシュフィルで都道府県と市区町村を結合させる
抽出だけでなく、文字列の結合もできます。「＆（アンパサンド）」や「CONCAT関数」を使ってもいいのですが、その場合は結果が数式として認識されます。
一方で、フラッシュフィルだと文字列として表示されるので、その後の作業がしやすいというメリットがあります。
フラッシュフィルで「男→男性」「女→女性」に自動変換
この例はかなりニッチですが、「フラッシュフィルはいろいろなケースで利用ができる」ということがお分かりいただけるのではないでしょうか。
最後にお伝えしたいフラッシュフィルの注意点
フラッシュフィルは非常に便利な機能ですが、表示するデータは必ずしも完璧ではありません。
たとえば、以下のように最上部に「岐阜県」だけを入力してフラッシュフィルを実行します。そうすると「頭の3文字を抜き出す」という法則に従ってしまい、4文字の「神奈川県」は正しく表示されません。
フラッシュフィルは自動で入力や抜き出し、変換などを行ってくれますが、このように正確性に欠けることがあります。作業後には必ず、間違いがないかを確認しましょう。
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