フラッシュフィルとは？オートフィルと何が違うの？
フラッシュフィルとは、羅列したデータからExcelが法則性や決まりを見つけ、それに従ってデータを自動入力してくれる機能。
“法則性”というところがフラッシュフィルのミソ。これと似た機能にオートフィルがありますが、こちらは「自分で法則性を見出す」ことはできません。できることと言えば、文字列を複製したり、連番の数字を入力したりする程度です。
今まで手で入力していたようなデータも、フラッシュフィルを使えば一瞬で終わるなんてこともあるので、Excel初心者は覚えておきたい機能のひとつです。
フラッシュフィルの使い方
それでは例を挙げながら、フラッシュフィルの使い方をご紹介していきます。
【フラッシュフィルの使い方】
まず、フラッシュフィルを実行する前にデータを用意し、その右側を空白列にして以下のような状態にしておきます。
この先については、やり方が3通りあります。
方法1：「データ」タブ→データツール内にある「フラッシュフィル」を選択
方法2：オートフィル実行後、「オートフィルオプション」を右クリックし「フラッシュフィル」を選択
方法3：フラッシュフィルのショートカットキー「Ctrl＋E」を使う
そうすると氏名から苗字だけを抜き出すことに成功しました。
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フラッシュフィル活用術！ほかにもこんな使い方ができる
苗字や名前を抜き出す以外にもフラッシュフィルはいろいろなシーンで使えます。その例をいくつかご紹介していきます。
漢字だけじゃなく、ローマ字でもフラッシュフィルが使える
漢字表記だけでなくローマ字の場合でもフラッシュフィルが使えます。
フラッシュフィルで電話番号の一部だけを抜き出す
電話番号でも使用可能。関数を使って抽出する場合「=LEFT(A2,FIND("-",A2)-1)」と入力する必要がありますが、フラッシュフィルなら一瞬で入力完了です。
フラッシュフィルでメールアドレスの一部を抜き出す
こちらも先ほどの電話番号の例と同様、関数を使うとなると複雑な式が必要ですが、フラッシュフィルならあっという間。
B2セルを「＠」以降の部分に変えれば、メールアドレスの後半部を抜き出すことができます。
フラッシュフィルで都道府県と市区町村を結合させる
抽出だけでなく、文字列の結合もできます。「＆（アンパサンド）」や「CONCAT関数」を使ってもいいのですが、その場合は結果が数式として認識されます。
一方で、フラッシュフィルだと文字列として表示されるので、その後の作業がしやすいというメリットがあります。
フラッシュフィルで「男→男性」「女→女性」に自動変換
この例はかなりニッチですが、「フラッシュフィルはいろいろなケースで利用ができる」ということがお分かりいただけるのではないでしょうか。
最後にお伝えしたいフラッシュフィルの注意点
フラッシュフィルは非常に便利な機能ですが、表示するデータは必ずしも完璧ではありません。
たとえば、以下のように最上部に「岐阜県」だけを入力してフラッシュフィルを実行します。そうすると「頭の3文字を抜き出す」という法則に従ってしまい、4文字の「神奈川県」は正しく表示されません。
フラッシュフィルは自動で入力や抜き出し、変換などを行ってくれますが、このように正確性に欠けることがあります。作業後には必ず、間違いがないかを確認しましょう。
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