【Excel】営業パーソン必見！Excelで営業活動を記録・管理していくポイントとアイディア

今回は、営業日報・営業管理を運用する際のポイントに加えて、Excelで営業日報を管理する方法をご紹介します。

セールスパーソンが日報をつけるメリットは、「自分の行動を振り返る材料になる」という点が大きいでしょう。日報を書くことで、自分の行動を振り返り、反省点を洗い出し、それを次に活かすことができます。営業日報は書き方次第で上手に使いこなせることができるので、今回ご紹介する方法を参考にしてみてください。

営業日報を書くときのポイント

営業日報は時間をかけて、いい文章を書けばいいというものでもありません。意識すべき点は「PDCA」「5Ｗ1H」「具体的」の3点。

「PDCA」は、今日の目的（Plan）→　実際の営業活動（Do）→日報を書く（Check）→反省点・改善点を明日に活かす（Action）ということです。営業日報はまさしく「PDCA」のCheckにあたります。

When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）という「5Ｗ1H」のフレームワークを意識して書くことも重要です。「5Ｗ1H」を箇条書きで記録するのもいいでしょう。

また、具体的にHow many（どのくらいの量を）、 How much（いくらで）も書くことを忘れずに。

日報は毎日のことなので、無理なく続けられる環境づくりが大切です。日報を書くツールはさまざまですが、ここではExcelを使って営業活動を管理する方法をご紹介します。

Excelで1日の営業活動をまとめる時の重要なポイントを挙げておきます。

・「PDCA」と「5Ｗ1H」を端的にまとめる（1セル1データ）
→具体的・定量的・端的にまとめる。1つのセルに2つ以上の情報は書かない。

・既存のフォーマットはなるべく使わない
→既存フォーマットが必ずしもあなたにフィットするわけではありません。自分で1からフォーマットを作ることをおすすめします。

・都度、使いやすいようカスタマイズしていく
→自分で作ったフォーマットなので、途中の路線変更もしやすいはずです。「もっとこうしたほうがいいかも」というのがあれば、使いやすいようどんどんカスタマイズしていきます。

上記のポイントを踏まえ、以下のような営業日報フォーマットを作ってみました。とてもシンプルです。

項目は「新規orルート」「個人or法人」など自身の営業スタイルに合ったものを用意しましょう。繰り返しになりますが、ポイントは「使いやすいフォーマットで、具体的に記載する」ということです。

営業日報とは別のシートに顧客や得意先をリスト化しておくのもおすすめです。たとえば、以下のような項目を設けて、データベース化しておきます。毎日メンテナンスする必要はありませんが、定期的に見直して自分の営業戦略を立てる際に参考にしてみましょう。

・企業名
・部署名
・商談相手氏名
・役職
・進捗状況
・最終訪問日　　など

「とにかく仕事が終わらない」「定時に帰れない」という方は、一度自分の行動内容を詳しく振り返ってみるといいかもしれません。以下のような表を作り、15分単位or 30分単位で「何に時間を費やしていたのか」を記録します。

正直に言ってかなり地味な作業ですが、1カ月ほど続けてみると自分の行動の癖や無駄が見えてくるはずです。時間の使い方に課題意識をお持ちの方は、試してみると何かしらの気づきがあるかもしれません。

営業日報や営業管理は毎日行わないといけない作業です。継続しないと意味がないので、作業の流れをストレスのないものに設計することが大切です。そういった意味でExcelは多くの方になじみがあり、ファイルを開くのもすぐにできます。ぜひExcelを使って営業管理をしてみてはいかがでしょうか。