絶対覚えたいショートカットキー4選
同じ数値やある規則性に基づくデータの入力は意外と多いものです。
どんな種類のデータを扱うときも役立つ、繰り返し操作を効率化するショートカットキーを4種まとめます。
①Ctrl+C（=コピー）、+V（=貼り付け）、+X（切り取り）
セットで覚えたいのが「Ctrl+C（=コピー）」、「Ctrl+V（=貼り付け）」、「Ctrl+X（切り取り）」の3種です。
データをコピーして別のセルに貼り付けると、元データと同値のデータを入力できます。切り取りは前のセルにデータを残さない点でコピーと異なります。
C、V、Xはそれぞれキーボード上で隣接しているため、手が自然に覚えやすいのも特徴です。同じ数値の入力があるときはこの3つの組み合わせさえ覚えておけば対応できますので、まずはこの3種に慣れましょう。
②Ctrl+Z（=直前の操作を取り消す）、+Y（直前の操作を繰り返す）
入力をミスしたときに役立つのが「Ctrl+Z」です。一度使うごとに直前の操作を取り消すことができます。また、その戻した操作をひとつ後の操作の状態にするために、同じ操作を繰り返したいときは「Ctrl+Y」を使います。
「Ctrl+Z」と「Ctrl+Y」は、シートやセルではなく時間軸を移動するショートカットキーと考えましょう。一つひとつの操作が過去と未来それぞれ記録されており、ショートカットキーで好きなタイミングに戻せます。
ただし、過去にさかのぼる履歴数には限度があるため、多くの操作を重ねたあとだと戻りきれない場合があるので注意しましょう。
③Ctrl＋Enter：選択した複数のセルに同じデータを入力
複数のセルに同じ内容を一度に入力したい場合は、「Ctrl+Enter」を使いましょう。同じ内容を入力したいセルを選択してから、入力したい内容をそのなかのひとつに入力して、「Ctrl＋Enter」で確定すると、選択中のセルにも同じ内容が反映されます。
なお、Macの場合は「Command+Enter」を使えば同じショートカットキーを利用できます。
注意したいのは入力する順序です。入力し終えてから「Ctrl+Enter」を使っても同時入力できませんので、範囲選択を先に行い、任意のセルを入力中の状態でショートカットキーを使いましょう。
④Alt＋↓：同じ列内のデータをリスト表示
順を追って複数の数値や名称を入力していく必要がある場合は、「Alt+↓」で過去に入力したデータを参照することができます。そのセルがある列のデータをプルダウンリストで表示してくれるので、何度も同じデータを繰り返し入力する手間を防いでくれます。
列内のプルダウン表示はあえて別枠でリストを作って対応することもできますが、項目が増えたり変更されたりする更新性の高いシートの入力では、「Alt+↓」で対応するほうが簡単です。
業務効率化に役立つ操作関連のショートカットキー
そのほか、入力操作に関するショートカットキーで覚えておくと役立つものはこちらです。
「Ctrl+E」で利用することができるフラッシュフィルとは、周囲のセルのパターンを自動認識することによって、空白のセルを埋めてくれる機能です。
規則性が明確で、数値で構成されているシートでは特に使いやすいショートカットキーです。詳しくはこちらの記事【Excel】オートフィルの上位互換「フラッシュフィル」がすごい！ 関数いらずの優れもの - まいにちdoda 「はたらくヒントをお届け」も参考にしてみてください。
Macではこのショートカットキーは対応していませんので、ご注意ください。 「Ctrl+D」や「Ctrl+R」は直上や隣接するデータと同値のデータを入力できるショートカットキーです。
「Ctrl+C」と「Ctrl+V」を使うよりも入力操作が少なく、効率的にコピーを作れます。セルが隣接した部分の複製はこのショートカットキーで操作するよう心がけましょう。
Excelデータを効率よく入力し、ミスなくスピードアップしよう
Excelには、同値の入力や規則的な入力を意識したショートカットキーが複数あります。これらを知っておけば、作業効率が良くなり、入力操作のミスも軽減できるでしょう。
できるだけ手入力しないことを目標に、今回ご紹介したショートカットキーを入力操作に取り入れてみてください。
文＝宿木雪樹
編集＝五十嵐大＋TAPE
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