- 話し方は才能ではなく、誰もが身につけられるスキル
- 話す前にやっておくべき戦略的準備
- 話し方のコツ1【話す内容・構成】
- 話し方のコツ2【声・表現】
- 話し方のコツ3【相手への配慮】
- 話し方を上達させるためのトレーニング法
- 【ビジネスのシチュエーション別】話し方のコツ
- 分かりやすい話し方のポイントは、“相手の視点に立つ”こと
ビジネスシーンでは、さまざまな人とコミュニケーションを取る必要があります。そんなとき、「そもそも声や話し方に自信がない」「話したいことがあってもうまく伝えられない」など、話し方について悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、話し方コンサルタントとして活躍している阿隅和美さんにお話を伺い、ビジネスシーンにおける話し方のコツやトレーニング方法、シチュエーション別のポイントについて分かりやすく解説します。
話し方は才能ではなく、誰もが身につけられるスキル
「あの人は話し方が上手だけど、どうして自分はうまく伝えられないんだろう」と悩んでいる方もいるかもしれません。しかし、話し方はその人のセンスや性格、経験によって決まるものではなく、話すことが得意不得意かどうかも関係ないのです。
話し方を改善するためには、成果を生む話し方の「考え方と技術」を覚え、活用することが重要であり、そのスキルは誰でも後天的に身につけることができます。
相手に伝わる話し方をするためには、話す前の「戦略的な準備」が欠かせません。また、相手に伝わりやすい話し方のポイントとしては、「話す内容・構成」「声・表現」「相手への配慮」の3つを意識することが大切です。
次の章からは、話し方を改善するための具体的なポイントを解説します。
話す前にやっておくべき戦略的準備
相手に自分の話を理解してもらうためには、事前の準備も必要です。特に、大事なプレゼンやミーティングの前には、戦略的に作戦を立てておく必要があるでしょう。ここでは、話す前にやっておくべき戦略的準備のポイントを解説します。
会話の目的とゴールを明確にする
まずは話す前に、会話の目的とゴールを明確にしておきましょう。
例（営業の場合）
目的：クライアントからのサービスの成約
ゴール（着地点）：クライアントがサービス内容に納得したうえで、契約にサインすること
このように、どのような場面で、どのような目的で、誰に対して話し、どのような行動をとってほしいかという「着地点」を設定すると、自分の話す内容も整理できるようになるので、当日の話し合いもスムーズに進められるでしょう。
ターゲットの分析
話す相手についても、事前に分析しておくことが重要です。相手の年齢、立場、理解力、価値観、ニーズ（悩み）、ウォンツ（願い）などを、可能な範囲でリサーチしてみましょう。
大事なのは、相手にとって話し合いがどのようなメリットをもたらすのかを考えておくこと。そこがはっきりしていると、話の内容を設定しやすくなります。
話す内容を整理しておく
相手に伝えたいことを洗い出し、整理しておきましょう。トピックスをあらかじめ決めておき、カテゴリー分けしておくと、当日に慌てるのを防ぐことができ、スムーズな会話が成立します。
説得力を持たせるために、公的データや専門家の意見、自分の意見などもまとめておくといいでしょう。話す内容（構成）については、相手の視点へ置き換えて考えながら、時間的な制限の考慮などもふまえて組み立てていくのがポイントです。
リハーサルをする
可能であれば、大事な会議などでの発表の前には、チームメンバーや上長に、伝えたい内容について共有し、リハーサルをしておきましょう。
「もう少しこの内容について話してほしい」「この伝え方は分かりづらい」など、レビューをもらうことで課題に気付くことができます。本番までにリハーサルを行うと、当日の話し合いも成功しやすいでしょう。
話し方のコツ1【話す内容・構成】
話す前の準備が大事なことが理解できたところで、実際の話し方のコツについて見ていきましょう。まずは、話す内容や構成についてのポイントを解説します。
5W1Hで事実を的確に伝える
いつ（when）、どこで（where）、誰が（who）、何を（what）、なぜ（why）、どのように（how）、の5W1Hを意識して話すと、意思の疎通がしやすいです。「本日13時からの会議の件ですが～（when/what）」のように、相手が知りたいことを最初に伝えるようにすると、話を即座に理解できるでしょう。
ただし、報告や相談の場合は、5W1H以外にも自分の見解を聞かれたときに簡潔に伝えられるように、考えをまとめておくことも大切です。
詳細説明が求められる場面ではSDS法を活用
分かりやすい説明が求められる場面で活用しやすいのが、SDS法です。SDS法とは、「Summary（概要・要点）」、「Detail（詳細）」、「Summary（まとめ・要点）」の順に話す手法のことです。
（例）
S（要点）：現在のプロジェクトは、納期を守れる見込みである。
D（詳細）：今週は○○の作業中で、来週はテストを実施予定。
S（まとめ）：以上、現時点で懸念点はなく、予定通りに納品予定。
上記以外にも、「重要なポイントは3つあります」「今日の議題は○○と△△の2つです」など、最初に話す内容の要点を伝えるのも効果的です。そうすることで聞き手は話を聞く準備が整い、理解しやすくなります。
全体像が把握できないと、いくら詳細について詳しく説明されても、理解するのが難しいこともあるでしょう。そのため、何について話すのか、最初に全体像（要点）を提示し、次に詳細を話すようにすると、相手も理解しやすいのです。
結論ファーストは相手に伝わりやすい
ビジネスシーンでは、まずは結論から話すよう求められることも多いです。PREP法は、「結論（Point）」、「理由（Reason）」、「具体例（Example）」、「結論（Point）」の順で話す手法で、話の軸がぶれず、説得力が増す効果も期待できます。
（例）
P（結論）：○○は△△です。
R（理由）：なぜかというと、□□だからです。
E（具体例）：たとえば、このような事例があります。
P（結論）：以上のことから、○○は△△といえるのです。
PREP法のポイントは、結論をなるべく短く「○○は△△である」と言い切ることです。結論が明確なので、相手も話の趣旨を理解しやすいでしょう。E（具体例）の部分では、「お客様の声と売り上げデータ」など、体験とエビデンスとなるデータなどをセットにすると説得力が増します。
理解しやすい順序を意識する
相手に説明をするときは、思いついた順で話を進めてしまうと、聞き手が話についていけず、混乱してしまう可能性があります。そのため、因果関係やプロセスなど、聞き手が理解しやすい順序で伝えることを意識しましょう。
たとえば、過去、現在、未来、などの時系列や、資料や図表などを示すときに上から下、左から右などの順序で話すなど、理解しやすい順に話すと分かりやすいです。
接続詞を使う
話が分かりづらい人は、そもそも接続詞を使わず、「なので～」「ですが～」「でして～」といった接続助詞を多用し、話が長くなる傾向があります。適切な接続詞を効果的に使うと、話の方向性が明確になり、聞き手も理解しやすくなるでしょう。
【接続詞の一例】
・話をまとめるとき：「つまり」「このように」「要するに」
・情報を追加するとき：「さらに」「それだけでなく」「加えて」
・別の観点からの情報を話すとき（逆説）：「しかし」「一方で」「とはいえ」
接続詞は話の前後の関連性が明確になる効果が期待できるため、ビジネスシーンの会話の中で使うと、説得力が増すはずです。
具体的に伝える
曖昧な表現ではなく、具体的に伝えることも重要なポイントです。自分の頭の中にあるものを、相手にも同じように思い描いてもらうように伝えることを意識しましょう。
曖昧な表現は不安やミスの原因にもなるため、具体的に伝えることは、相手にとってもメリットがあります。
・報告をするときの例
×「だいたい終わっています」
〇「90％は完了し、残りは確認のみです」
×「多めに発注しておきます」
〇「先月から2割増しの○○個発注しておきます」
話し方のコツ2【声・表現】
話すときの声や表現も、相手に分かりやすく伝えるための重要な要素です。話し方の声と表現の主なポイントを解説します。
明るい声で話す
大きな明るい声は、自信の表れとして受け取られやすいです。笑顔で大きなあくびをする口の形は、口腔が広い状態になり、声の通りがよくなります。
鏡の前で、笑顔と大きなあくびで、口腔を広げながら第一声を発してみてください。その明るい声のトーンを意識し、笑顔で話し続けてみましょう。明るい声が維持できるはずです。
鼻呼吸をする
声量は、話し方にも影響を与える要素です。声量を増やすには、鼻呼吸でたっぷり息を吸うと、息の量が増えて声量が増します。
普段、私たちは口呼吸の浅い呼吸になりがちなので、鼻呼吸を意識するだけでも、堂々とした聞き取りやすい声の印象に変化するでしょう。
姿勢は背筋を伸ばすのがポイント
緊張すると無意識に体が揺れる人がいますが、これは、落ち着きがない印象を与えてしまう可能性があります。
立って話すときは背筋を伸ばし、身体を揺らさず、お腹に力を入れて立つと、きれいな立ち姿勢になり、声も出やすい状態になります。話すときに体重が片方の足にかかる体勢になると高圧的な印象を与える可能性があるため、背筋を正して両足に均等に体重をかけることを意識してみましょう。
座って話すときは、浅めに腰かけて背もたれを使わないほうが、背筋が伸びて姿勢を保ちやすいです。
抑揚と間を活用する
手元の原稿を読み上げたり、資料ばかり見て相手の顔を見ずに説明したりすると、一本調子になりやすく、聞き手の集中力が切れてしまいがちです。
話す内容にあわせて、抑揚や間をつけると、メッセージが届きやすくなるでしょう。たとえば、際立たせたい部分では声の強弱や話すスピード、声の高低を意識的に変化させ、表現の大きさを変えていきます。
重要な言葉の前後や、呼びかけの後に共感を集めたいときに「間」を作ると効果的です。
アイコンタクトをとる
1対1で話す場合は、「相手の両目とネクタイの結び目の逆三角形の中央」を見ると、威圧感を与えず柔らかい印象になりやすいです。会話をしながら適度にアイコンタクトをすることで、自然と相手の考えや気持ちを汲み取りやすくなり、会話の質を高められるでしょう。
複数人を前に話す場合は、後方から前方へZ字を描くように視線を配ると、場全体を巻き込みやすくなります。その際、1つのメッセージを1パーソンに届けるイメージで視線を配ると、落ち着いた印象になりやすいです。
話し方のコツ3【相手への配慮】
会話は一人で成り立つものではありません。相手を思いやる気持ちを持ち、双方向のコミュニケーションになるように意識しましょう。相手への配慮には、次の3つのポイントがあります。
相手の意見を一度受け止めてから伝える
心理学では、「返報性の法則」というものがあります。これは、相手から受けた行為に対して、自分も同様の行為を返す心理のことです。コミュニケーションにおいてもこの法則が活用されることがあり、自分の話を聞いてほしいときには、先に相手の話を聞くことを意識することが重要です。
一方的な印象になるのを避けるためにも、まずは一度相手の話を聞いてから自分の気持ちを伝えてみましょう。会話のキャッチボールができると、信頼性を高められるはずです。
・返報性の法則を活かした会話の具体例
「いい視点ですね。その上で、もう一つ考えるべきなのが……」
「その考え方もありますね。ただ、今回は……」 など
会話の主導権を相手に向ける
人は、自分で選択をしたものに対しては、素直に行動する傾向があります。相手に積極的に会話に参加してもらいたいときなどは、この心理を利用し、自ら会話に参加したくなるような表現を意識してみましょう。
たとえば、相手にお願いをするときなどは、「お名前を教えてください」ではなく、「お名前を教えていただいてもよろしいでしょうか」と疑問形に変えると、相手が主体的な会話をとりやすくなるでしょう。また、「○○さんはどう思いますか？」など、相手の感情を引き出す疑問形を適宜使用するのも効果的です。
相手のペースに合わせる
コミュニケーションには、情報・感情・意思の３つのやりとりがあります。一方的に自分の伝えたいことや情報を伝えるのではなく、相手の気持ち、意思をくみ取りながら話を進めると、コミュニケーションがとりやすい相手だと認識されやすいでしょう。
相手のペースに合わせようとするあまり、相手の言葉を過度に繰り返したり、砕けた言葉遣いになりすぎたりするのはNGです。また、話が脱線しているのに合わせてしまうと、結局重要な話ができずに終わってしまう可能性があります。
話がなかなかまとまらないときは、聞き役になりつつも、「よろしければ、せっかくなので○○の話も聞きたいのですが」と別の話を促す質問に切り替えてみましょう。
話し方を上達させるためのトレーニング法
ここまでは話し方のポイントを解説してきましたが、話し方はトレーニングをすることで改善が見込めます。
基本となる「話す内容・構成」「声・表現」「相手への配慮」の3つを鍛えるトレーニング法を解説します。
「話す内容・構成」を鍛えるトレーニング
「話したいことがまとまらない」「会話の方向性が分かりづらい」といった悩みを持つ方は、気軽にできる次のトレーニング法を試してみましょう。
・1分間スピーチ…説明する内容を1分でまとめて話す練習
・PREP法の常用化…日常の報告や提案を、PREP法のフレームワークに当てはめる習慣をつける
「1分間スピーチ」は、要点を絞って話す要約力が鍛えられます。具体的には、結論（10秒）、詳細や根拠（40秒）、まとめ（10秒）が目安です。実際に時間を測りながら行ってみましょう。
PREP法は、1分間説明のトレーニングで取り入れることはもちろん、メールのやりとりなどでも活用できます。まずは短い会話ややりとりから取り入れてみましょう。
「声・表現」を鍛えるトレーニング
相手が聞き取りやすい声を実現し、表情が豊かになるトレーニングが、次の2つです。
・声量を増やすトレーニング…鼻から息を吸って、4カウント止め、8カウント以上かけて口から吐き出す練習
・表情筋体操… 笑顔をつくりながら「あ・い・う・え・お」の母音に合わせて口を大きく動かし、表情筋をほぐす
特に、声が小さい方におすすめなのが肺活量を増やす、腹式呼吸のカウント練習です。男性は、吐く息を20カウント、女性は、16カウントを目標にしましょう。
声量が増して声が聞き取りやすくなると、相手に信頼感を与えられます。話すときに息をたっぷり使って話せるように習慣化してみましょう。
表情筋体操は、表情の管理がしやすくなり明るい声で話せるようになるおすすめのトレーニング法です。会話しているときは緊張して表情が硬くなることもあるので、普段から口角を上げるトレーニングとして実践してみるといいでしょう。
「相手への配慮」を鍛えるトレーニング
否定的な表現よりもポジティブな表現を多用するほうが、話し方の印象が良くなります。相手と深く関わりたいという場合には、次の「ポジティブ言い換えワーク」を実践してみましょう。
・ポジティブ言い換えワーク…ネガティブな表現を前向きな視点に変換するトレーニング
相手が好感を持って話に耳を傾けてくれるような表現を、意識的に使ってみましょう。同じ内容でも、ネガティブな表現よりポジティブな表現の方が、前向きな反応につながりやすいです。
（例）
「これはお受けすることができません」→「〜○○の条件でしたらお受けできます」
「それは違うと思いますが」→「別の観点から申し上げますと」
【ビジネスのシチュエーション別】話し方のコツ
最後に、シチュエーション別の話し方のコツを解説します。状況に応じて話し方には工夫が求められますので、ぜひ参考にしてみてください。
打ち合わせ・会議（社内）
まずは、社内での打ち合わせや会議での話し方のコツです。2つのパターンをご紹介します。
・対面の場合
直接話す場合は、PREP法やSDS法を使い、まずは結論と要点を伝えてから詳細を説明しましょう。相手の反応を見ながら進行するのがポイントです。
・オンラインミーティングの場合
オンラインミーティングで画面越しに会話をするときは、表情や声は「3割増し」の表現力を意識し、視線はWebカメラを見て話すのがコツです。 カメラがオンの場合は、話を聞いている姿勢を示すためにうなずきや大きめのリアクションを意識して行い、相手を安心させましょう。カメラをオフにしているときは、特に声のトーン、抑揚を意識して、情報だけでなく気持ちや意思が伝わる表現をするのがポイントです。
商談（社外）
商談では、信頼関係構築のために、話を聞いてもらうベースをつくることが重要です。正しい言葉遣いやビジネスマナーの徹底はもちろん、本題に入る前には、「お時間をいただきありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えてみましょう。
明るい大きな声を出すことを意識し、笑顔で話すと自信の表れを表現できます。相手の反応に合わせて話すスピードを工夫し、商談相手が複数の場合は身振り手振りを大きくするように意識してください。
可能であれば「御社はいつ来ても活気がありますね」など、雑談も適宜交えると、話しやすい雰囲気につながります。相手の課題、現状、将来の希望を「質問」で丁寧に引き出し、相手の反応を見ながら傾聴の姿勢を意識しましょう。
プレゼン
プレゼンでは、原稿の読み上げや、資料に書いてある文章をそのまま読んで伝えるのではなく、自分の意思が伝わるように自分の言葉で丁寧に説明しましょう。声だけでなく、表情も大事です。笑顔とアイコンタクトを意識し、ジェスチャーも人数が多い場面では大きくするのがポイントです。
資料を見ながら話すことが多いかと思いますが、できるだけ資料を見る時間を少なくして、相手に視線を向けて話すようにすると、影響力が高まります。
また、「あ～」「え～」などの不要な言葉の活用や、「でして～、でして～」などの一文を繋げるときの話し方のクセが強く出てしまうと、理解の妨げになるので意識してなるべく避けるようにしましょう。
面談（1on1）
社内の面談では、面談する相手によってもポイントが異なります。今回は3つのパターンを解説します。
・上司の場合
結論から端的に話すなど、相手の時間を無駄にしない心遣いが求められます。また、相談時は「どうしたらいいですか？」だけでなく、「自分はこうしたい・こう考えるがどう思うか？」という未来への視点を持ちましょう。
・同僚の場合
共通点を見つけて親近感を高めつつ、「そうだよね」「その気持ち分かるよ」など、相手を承認する言葉を積極的にかけていきましょう。伝えたい内容について事前に共有しておくと、協力関係を築くことができ、話し合いもスムーズになるでしょう。
・後輩の場合
後輩と話すときは、分かりやすい説明が求められます。どこまで理解しているか確認しながら、具体例なども交えて丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。復唱をしたり、5W1Hの要素をすり合わせたりするなど、「伝えたつもり」「分かったつもり」にならないようにすることが大切です。
面接
面接は、個人の主張を発表する場ではなく、担当者との「会話」であることを意識し、質問に対して的確かつ手短に答えるのがポイントです。
笑顔、声量を意識して落ちついて話すと、自信のある印象になるでしょう。コミュニケーションスキルの高さは、話を聴く姿勢からも相手に伝わるため、傾聴のときの表情は、口角が上がった状態、うなずく、相槌、良い姿勢という基本を徹底することが重要です。
分かりやすい話し方のポイントは、“相手の視点に立つ”こと
相手に伝わりやすい話し方を実現するためには、あらかじめ話す内容や構成を準備し、表現や相手への気配りを工夫することが重要です。
近年は表面的な言葉だけでなく、その言葉の裏や背景にある思いやビジョンへの共感が求められています。相手に自分の言葉をきちんと伝えるためには、まずは相手の視点に立って伝えることを意識しましょう。
話し方を改善するとコミュニケーションスキルが向上し、キャリア形成においても大きな強みとなるはずです。
監修：WACHIKA コミュニケーションズ株式会社 代表取締役 阿隅和美
元NHK衛星放送キャスター。10年以上にわたり、インタビュー取材を行う経験を持ち、現在はプレゼンテーション研修やコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修などを行う。主な著書「心をつかみ思わず聴きたくなる話のつくり方」（日本能率協会マネジメントセンター）。
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