そもそも段取りって？
ビジネスの場において「段取り」は当たり前のように用いられる言葉ですが、一体どのような行為なのでしょうか？
「もし、富士山の頂上を目指すという目標を立てたとしたら、まずスタートする日時やルートを決め、どういう装備をすればよいか考え、お金がいくらかかるかを計算して、登頂するための準備を考え始めると思います。そのように、過程を決めていくことが『段取り』です。
ビジネスの場合も全く同じで、最終的に目指すゴールを決め、それを達成するための道筋を考え、発生するリスクを最小限にした方法を実行する。それが『段取り』です」（古賀さん：以下同じ）
段取り下手は信頼をなくす
古賀さんによれば、段取りが下手なビジネスパーソンには共通する特徴があるといいます。
「段取り下手に共通するのは以下のような特徴です。身の回りが整理されていないということは、やはり頭の中も整理されていないということにつながるのでしょう」（同）
□ファイルが積みあがっているなど、デスク回りが整理されていない。
□パソコンのデスクトップがアイコンでいっぱいになっている。
□バッグの中が要らないものだらけで、ぐちゃぐちゃ。
□財布が、使わないレシートなどでぱんぱんにふくれている。
また、段取り下手のビジネスパーソンは能力に関係なく、相手に与える印象が悪いと古賀さんは言います。
「すごくポテンシャルがあり、スキルを持っていても段取りが下手なことで評価を落としている人は多く見受けられます。段取りが下手だと、仕事を任せる側は『本当にこの人に仕事を任せて大丈夫だろうか？』と不安感を持ってしまいます。
その不安感はその人の持つ良い面を帳消しにしてしまう大きなマイナス効果につながり、段取り下手＝『仕事ができない人』という印象を与えてしまうんです」
デキる人の仕事の進め方8ステップ
段取り下手は、ビジネスでの信頼を失ってしまうことが分かりました。そのようなことがないよう、古賀さんが教える次のような仕事の進め方8ステップを実践しましょう。
(1) 達成するべき目的・目標の明確化
「まずは達成するべき目的・目標がなにかを具体的に、明確にしましょう。例えば、売り上げ目標を達成する、プレゼンを成功させ顧客から受注をもらう、新製品開発を成功させマーケットに製品を出すなどです」（古賀さん：以下同じ）
(2) 余裕のある期限・期日の設定
「続いて行うことは、決めた『ゴール』を達成するために、どのようなスケジュールを組めば大きなトラブルを発生させることなく、進行していくことができるかを決めることです。
一般的にはゴールから逆算して、期限・期日を設定していきますが、あまりにも厳しいスケジュールを組むと、不測の事態が発生した場合に修正が利かなくなるリスクがあります。そのため、期限・期日の設定にはある程度の余裕を持たせておくことがポイントとなります」
(3) 思いつくまま作業をリストアップ
「ゴールと期限・期日を決めた後は、どのような作業が必要なのかの棚卸をして、作業のリスト化を行います。今は必要がないと思えても、後になって必要な作業となってくることも考えられるため、まずは思いつくままに作業のリストアップをしていくことを心がけましょう。
慣れてくれば、この作業は頭の中で行うことができる場合もありますが、できればノート等に書き出す、データとしてリスト化するなど、可視化できるようにしておくと良いでしょう。実際に書き出すことで、作業のデータが蓄積され、次回以降につながる財産にもなります」
(4) 作業の分類と整理
「リストアップした作業を目的に応じて分類・整理していきます。例えば、自分の顧客に商品のプレゼンをすると考えた場合、相手に納得してもらうために資料を作成すると思います。その資料を作成するためにはさまざまな作業が発生してきますよね。『連絡系』（自分の社内での上司等への確認や連絡など）、『裏付け系』（資料内容の裏付けを得るための調査・統計など）、『資料作り系』（提出する資料を作るための作業内容について）など。その『作業』を目的に応じて分類・整理していくのです。
ポイントは最終的に達成するべきゴールが何かを考えながら、『作業』を分類・整理していくことです。達成するべきゴールを念頭に置きながら分類・整理を行うことで、スピード優先なのか、金額優先なのか、はたまたインパクト優先なのかなどの軸ができてきて、分類・整理の精度も上がっていくことでしょう。
(5) 重要度、緊急度に応じた作業手順の決定
「分類・整理が終わったら、作業の優先順位の決定を行います。スケジュールと比較しながら重要度、緊急度に応じて作業を並べ替え、手順の決定をしていきます。すべての作業を行っていては、決められた期日に間に合わなくなる恐れもあるためです。
優先順位をつけ、優先度の高いものから順に手をつけていく流れをつくっていきましょう。状況によっては、優先度の低いものは作業自体を行わないという選択肢をとることもありです」
(6) 余裕を持たせたスケジューリング
「すべての案件には期日や締め切りがあり、期日を厳守することは仕事をする上での大前提となります。期日を守るためには、優先付けを行った作業を期日から逆算してスケジューリングすることが必要になってきます。
スケジュールを組む際には、できる限りバッファー（余裕）を持たせて、実際の作業の見込み時間よりも長めにスケジュールを確保しておくことがコツです。予定よりも早めに作業が終われば『仕事が速い』という印象を相手に対して与えることができます」
(7) 立てた計画の実行
「立てた計画通りに実行していくことが大前提ですが、忙しいビジネスパーソンはいくつものプロジェクトに同時に参加せざるを得ないことも多く、一つの案件に集中して取り組めない環境にいる方も多いと思います。
なので、計画を実行していくに当たっては、完璧を求めるのではなく、まずは前に進めることを重視すべきです。それでも段取り通りに進まないときは、早めに上司や関係者へ相談し、何を優先すべきなのかを決めていく必要があります。
期限ギリギリまで何も連絡がないと、仕事を依頼したほうは不安になります。うまく進んでいないときほど、早めに報告・連絡・相談を行うことが必要です」（同）
(8) 計画と実績を比べ、評価を与える
「評価とは、計画していた見込みと、実際にかかった実績を比べて、どこが良かったのか（予定通り進行したのか）、どこが悪かったのか（予定通り進まなかったのか）を洗い出し、内容を精査することです。
今回の案件がうまくいったからといって、それが偶然だったのか、段取りが計画通り行われたためだったのか、などを検証しなければ次回は失敗してしまうかもしれません。
うまく進んだときほど、振り返りを十分に行い、段取りの評価を行うべきです。この積み重ねが、段取り上手へつながる唯一の道となります」
まとめ
いかがだったでしょうか？ 上記の8ステップを実践すれば、段取り力が飛躍的に向上することでしょう。最後に古賀さんから、段取りが苦手なビジネスパーソンにアドバイスをもらいました。
「段取り力は生まれながらにして備わっている才能ではなく、訓練によって身につけることができるスキルです。なので、自分は段取り下手だと自己嫌悪に陥ったり、あきらめたりすることはありません。ぜひ、段取り上手になって、明るい未来を手に入れてください」
段取り上手への道も、一歩一歩。段取りが苦手だと思っている人も、今回紹介した8ステップをいつも心がければ、いつか相手から頼られるビジネスパーソンになることができるでしょう。
※この記事は2015/12/07にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています
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