上司：「さっきの会議の議事録、まだ？」
Aさん：「（あっ、忘れてた……）間もなく提出できます！」
このようなやり取り、誰もが一度は経験したことがあるのではないでしょうか？会議に出席したならば、提出することが求められる議事録。端的にまとまったものを、なるべく早く提出したいものですが、多くの人はついつい後回しにしてしまいがち。
その原因、もしかしたらあなたの議事録の取り方に問題があるのかもしれません。会議が終わったあと、すぐに議事録を提出するには、ある程度まとまったメモを取る必要があります。そこで今回、効率よく、まとまった議事録を作るためのポイントを4つ紹介したいと思います。
議事録を作る際の4つのポイント
1. 会議はスタートが重要。始まる前に基本的な情報はメモしておく
多くの人は、常に何かしらの仕事に追われているもの。気づいたら、会議の時間になっていた・・・というパターンもあるのではないでしょうか？時には仕方がないときもありますが、その状態で会議に臨んでまとまった議事録を早く作ることは不可能といっていいでしょう。
きっと、会話の内容をメモすることに終始してしまい、まとめるのに時間がかかってしまうはずです。効率よく、まとまった議事録を作成するためには、事前の準備が大切になります。
会議が始まる前に、基本的な情報をメモしておくようにしましょう。事前にメモしておく内容は下記の4つ。
1. 日付
2. 参加者
3. 標題
4. 目的
基本的な情報を記入しておくだけで、会議が始まった時に、“誰が、何を、承認したのか”などに注意して話を聞くことができるかと思います。
さらに、準備段階として、議事録のフォーマットを決めておくといいでしょう。そうすることで、書く内容が自ずと決まってきます。また、メモする内容を会議ごとに変更する必要もなくなるので、自分のフォーマットを用意しておきましょう。
2. 議事録を効率的にまとめるための「5W1H」
議事録は、会議中にひたすらメモしたものを、後でまとめてから提出するケースが多いかと思います。ですが、まとめる段階で、「あ、これ誰が提案しものだっけ？」となったことはないでしょうか？ここで悩んでしまうと、時間は取られ、効率的に議事録を作成していくことはできません。
誰が、どのような提案をしたのか。これらの事項は議事録を作成するにあたって、非常に重要になります。まとまる段階になって、誰がどの発言をしたのか、ごちゃごちゃになってしまわないよう、メモをする段階から「5W1H」を意識するようにしましょう。
その際、詳しく書くという意識で臨むよりも、箇条書き程度で収めることを目的に取り組んでみてください。
3. 重要だと思ったキーワードをもとにメモをとる
議事録を作成するにあたって、会議中に発言された内容を全てメモしなければいけない。そんな気概で会議に出席している人もいるかもしれません。もちろん大切な心構えですが、現実的に全ての発言をメモするのは不可能。
そうではなく、重要なキーワードを抜け漏れなくメモするようにし、そのキーワードを補足する内容をメモするようにしましょう。それにより、会議が終わったあとにメモを見返したとき、参加者に伝えるべき内容がパッと分かるはずです。
4. 同じ話は同じ話でまとめるようにする
メモした内容を議事録としてまとめる際、ちょっとした工夫をしておくだけで、まとめやすさは大きく変わってきます。多くの人は、会議で話された内容を時系列でメモしていくと思いますが、それではまとめるのに時間がかかってしまいます。
そうではなく、同じ話は同じ話でまとめるように工夫してみてください。ちょっとした工夫ですが、これを意識しておくだけで、後々まとめやすくなります。
また、内容をわかりやすくまとめるためには、手書きでメモを取ることをオススメします。「えっ、この時代に・・・」と思うかもしれません。ですが、よく考えてみてください。会議では、資料が配られることがあると思います。パソコンでは資料に直接メモを記入することができませんし、タイピングすることに夢中になってしまい、会議の内容を理解しづらいと思います。ですから、会議には紙とペンを持っていき、手書きでメモをとると良いでしょう。
「鉄は熱いうちに打て」自分のためにも、議事録の作成は早めに
会議が終わったあと、メモをとったことに満足してしまうがあまり、議事録の提出はついつい後回しになってしまいがち。
「鉄は熱いうちに打て」という言葉があるように、いくらメモをしているとは言え、記憶が新鮮なうちに議事録を作成した方が、いいのは明らか。面倒くさいと思うのではなく、効率的に書く方法を編み出して、その日のうちには議事録を提出するようにしましょう。そうすれば、会議のことを思い出そうと悩むことも少なくなると思います。
たかが議事録と思うかもしれませんが、こうした当たり前の仕事ができるようになってこそ、仕事の幅は広がっていくもの。上司から「議事録まだ？」と言われないうちに、まとまった議事録を提出できるようになりましょう。
※この記事は2016/11/04にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています
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