Microsoft Excel（以下、Excel）を仕事で使う方も多いと思います。Excelが自由自在に使えたら、仕事も楽になり、最近話題の「働き方改革」にもつながりますよね。
そこで今回は、
「新入社員ってExcelで何ができればいいの？」
「会社に入って3年目だけど、Excelがなかなか上達しない」
「若手社員はどんなExcelスキルを身につけたらいいの？」
といった疑問やお悩みを解決すべく、入社3年目までに覚えておきたいExcelスキルを紹介したいと思います。
※こちらの記事でご紹介している内容は、あくまで目安となります。求められるExcelスキルは業種や職種によっても異なります。
若いときにExcelレベルを上げておくと後が楽になる
結論から言うと、Excelはできるようになればなるほどいいでしょう。
たとえば、勤務時間のうちExcelでの作業を毎日1時間するとします。年間の営業日数が200日だと仮定すると、1年を通して200時間Excelと接することになりますよね。
そして、Excelのスキルアップに励むことで、毎年5%ずつ業務改善をおこなって時間短縮ができたとすると・・・以下のグラフをご覧ください。
10年目のころには約6割まで作業時間を短縮できることになります。時間にして70時間ほどなので、これは10日分の営業日数にあたります。
その日、その日だけを見ると、たいした短縮時間ではありませんが、積み重なればかなりの時間になります。
いかがでしょうか。早いうちからExcelレベルを上げることの価値がお分かりいただけたのではないでしょうか。
もちろん、この例はいろいろなことを単純化したモデルケースですが、あながち大きく外れてはいないと思います。
Excelができるとミスが減り、評価を上げやすい
Excelスキルの向上は作業時間の短縮に加えて、資料作りの正確性アップにもつながります。作業が早くて、ミスが少なければ、その分だけほかに作業に時間を割くことができます。
また、ひとつの作業にかかる時間が短ければ、仕事をどんどん回していけるので、経験値にもつながります。
Excelスキルアップは、「作業が早くなり、ミスが減る」→「経験値が上がる」→「さらにスキルが上がり、評価アップにつながる」というような好循環を生んでくれるのです。
入社1～3年目では何ができればいいのか？ 覚えておきたいExcelスキルを紹介
それでは、具体的に1～3年目に求められる具体的なExcelスキルについてご説明していきます。繰り返しになりますが、あくまで目安ですので参考までに考えていただくといいかと思います。
1年目は仕事の基本を覚えて、Excelに慣れることが大切
入社1年目の新入社員は、勉強しないといけないことがたくさんあります。会社の仕組み、お客さんの名前、電話の応対、名刺交換の仕方など、覚えることだらけ。
もしかすると、人によってはExcelのスキルアップまで気が回らないかもしれません。
なので、1年目はExcelに慣れるということが大切だと思います。1年目が終わるころには以下のようなことができていれば、及第点ではないでしょうか。
【1年目までに覚えておきたいExcelスキル】
・四則演算の計算ができる
・ショートカットキーを10種類以上使えるようになる
・簡単なグラフ・表が作れる
・SUM関数、AVERAGE関数のような簡単な関数が使える
2年目までに関数を使いこなす
会社に入って2年目を迎えるころには、ひと通りの仕事ができるようになるかと思います。新入社員の時期とは違い、任せられる仕事のレベルも上がってきます。
それに合わせてExcelのスキル向上に努めましょう。特に、関数とグラフは、人と差がつくポイント。関数を使って工夫したり、見やすいグラフを作れれば、仕事で自分なりの色を出すことができます。
以下のようなことがらができるようになると、上司や先輩に「できるな」と思ってもらえるかもしれませんよ。
【2年目までに覚えておきたいExcelスキル】
・関数を10種類以上使える
・表やグラフを見やすいよう加工できる
・フィルターやテーブル機能をスムーズに使える
3年目までに効率的な仕事の仕組みをExcelで作れるようになる
3年目は独り立ちの時期。上司や先輩にいちいち聞かなくても、自分で考えながら仕事を進められるようになるころでしょう。
この時期には1、2年目で身につけたExcelのスキルを応用できると、仕事が楽になり、仕事の幅も広がります。
たとえば、ルーティンで使用しているフォーマットをより使いやすく改善してみたり、今までは手作業していたものをExcelで自動化してみたり。業務改善の意識が芽生えると、自分の仕事が速く終わるだけでなく、チームへの貢献にもつながります。
【3年目までに覚えておきたいExcelスキル】
・見る人を意識した資料作りができる
・VLOOKUP関数やピボットテーブルが使える
・複数の関数を組み合わせられる
・Excelを使ってチームに貢献するような仕組みが作れる
もっと詳しく知りたい方はこちら
【Excel】今さら聞けない？ IF関数の使い方を覚えよう！ IFを含む6つの関数も一挙紹介
これだけは覚えておきたい！使いこなせると1歩先に進めるExcel関数
まとめ｜今からでも遅くない。Excelのスキルアップに取り組もう！
自分のExcelスキルと比較して、いかがでしたでしょうか？
「私は新入社員の時点でピボットテーブルが使えた」という方もいれば、「今、3年目だけど関数がほとんど使えない」という方もいらっしゃると思います。
今回ご紹介したのはあくまで目安です。たとえ入社して3年以上経過している方でも、決して遅くはありません。
今からでもスキルアップを図ればもっと仕事が楽になると思うので、一念発起して取り組んでみてはいかがでしょうか。
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