みなさんは「幹事」と聞くと、どんな状況を思い浮かべますか？ 「お店との交渉が大変そう」「参加者の調整が面倒」といった、ネガティブなイメージが強いことが多いかもしれません。
特にこの時期は、1年でもっとも歓送迎会が多くなる季節。「普段の飲み会ならまだマシなのに、大事な歓送迎会の幹事を任されて憂鬱……」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、歓送迎会の幹事が押さえておきたいポイントをご紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。
◆お店選びは、予算や参加人数を第一に考えて
歓送迎会でもっとも重要となるお店選びは、グルメサイトなどで検索することになるでしょう。
会社やメンバーによっても予算感は異なり、先輩や上司からこれまでに開かれた歓送迎会の参加費を聞いておくと参考になります。
歓送迎会は人数が多くなりがちなので、お店の予約はコースにしたほうが安心かもしれません。
また、ないに越したことはありませんが、業務都合や当日の体調不良などで、参加者の直前キャンセルは十分ありえます。
その場合、どこまで負担しなければいけないのかなど、お店側に確認しておきましょう。
◆会社によっては、word等で案内状を作成するところも
歓送迎会の日程が決まったら、社内の方に連絡して参加の有無を確認しましょう。
メールが一般的ですが、社風によってはwordで案内状を作成するところもあるようです。
その場合は、先輩や上司がデータの雛形を持っている場合もあるので、うまく活用しましょう。
また、参加費やプレゼント費といった費用面をふせるため、歓送迎会の主役には、ほかの参加者とは分けて案内状を送るようにします。
入社や異動で新しく加わった方には「親睦を深めるため」、退職される方には「感謝の気持ちを伝えるため」として、「ご参加頂けますようお願い致します」と結ぶ招待状を送ります。
◆花束や色紙などの贈り物を準備する
送別会には花束が欠かせません。こちらも当日になって慌てないように、事前に花屋などで予約しておくのがいいでしょう。
あまり大きすぎると持って帰るのが恥ずかしいという方もいるので、サイズはほどほどに。持ち運びやすいよう、花束を入れる袋も用意したいですね。
そのほか、定番である寄せ書きの色紙もおすすめです。「yosetti」などオンライン寄せ書きのサービスもあり、こういったものを使用すると色紙も不要でURLを送るだけで済むため、簡単にみんなからのメッセージを集めることができます。
主役の趣味や好みが事前に分かっているならば、それに合わせたプレゼントをサプライズで贈るのも盛り上がりますね。
◆乾杯の挨拶は手短に
準備を済ませていざ本番！ 幹事は当日の司会を務めることもあるかと思いますが、歓送迎会はあくまでも主役がメイン。乾杯の挨拶は手短に済ませたいところです。
また、歓迎会であれば冒頭に、当日の主役の紹介を忘れないようにしましょう。
ある程度前情報があったほうが、主役も参加者もその後の会話が弾むはず。主役が参加者それぞれに都度、自己紹介する手間も省けます。
◆最後に主役から一言
会が終わりに差し掛かってきたところで、主役から一言をもらいましょう。
唐突に「はい、どうぞ！」と話を振って困らせないように、「この後、一言いただいても良いですか」と事前に声を掛ける配慮をお忘れなく。
花束や色紙、プレゼントもこのタイミングで渡すのがベストです。渡すときは大きな拍手を、参加者全員に促しましょう。
◆解散する際もお礼を忘れずに
無事に会が終わり、記念撮影も済ませたら幹事としての役目も完了です。二次会の予定があればそのアナウンスを、なければ都合の合うメンバーで次のお店を自由に探すという形が多いと思います。
主役も誘いたいところですが、あまり無理はさせずに。帰宅するようであれば、「本日はご参加いただきありがとうございました」とお礼を述べて、見送りましょう。
今回は歓送迎会の幹事が押さえておきたいポイントを紹介しました。今回紹介したポイントを押さえて、歓送迎会の幹事を上手く乗り切りましょう。
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