「WordからPDF」「PDFからWord」のファイル変換を行う方法を画像付きで解説!

この記事では、WordをPDFに変換する方法を画像付きで詳しくお伝えしていきます。また、逆にPDFをWordに変換する方法についても解説します。

WordからPDFに変換する方法は大きく3種類

Wordファイル(.doc/.docx)をPDFファイル(.pdf)に変換する方法は大きく以下の3つあります。

①「名前を付けて保存する」からPDFに変換する方法
②「エクスポート」機能を使用してPDFに変換する方法
③「印刷」からPDFに変換する方法

早速、それぞれの詳しい手順を見ていきましょう。

①Wordの「名前を付けて保存する」からPDFに変換する方法

保存する「ファイルの種類」を変えるだけで、WordファイルをPDFに簡単に変換できます。具体的には以下のような手順でWordをPDFに変換します。

  1. PDFに変換したいWordファイルを開く。

  1. 名前を付けて保存のショートカットキー「F12」を押す。

  1. 保存場所とファイル名を指定し、「ファイルの種類」を「PDF(*.PDF)」に変更して「保存」をクリックして完了。

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②Wordの「エクスポート」機能を使用してPDFに変換する方法

続いて、Wordに搭載されている「エクスポート」機能を使ってPDF化する手順をご紹介します。

  1. PDFに変換したいWordファイルを開く。

  1. 「ファイル」タブ→「エクスポート」→「PDF/XPSドキュメントの作成」→「PDF/XPSの作成」を順に選択。

  1. 「PDFまたはXPS形式で発行」のウィンドウが開いたら、保存場所とファイル名を指定して「発行」をクリックして完了。

③Wordの「印刷」機能でPDFに変換(Windows10以降のみ)

お使いのパソコンOSがWindows10以降のバージョンであれば、Wordファイルの「印刷」機能を利用してPDFに変換をすることもできます。

  1. PDFに変換したいWordファイルを開く。

  1. 「ファイル」タブ→「印刷」を選択。

  1. 「プリンター」のプルダウンメニューから「Microsoft Print to PDF」を選択。

  1. 「印刷」をクリックし、保存場所とファイル名を指定して保存。

Wordファイルの一部だけをPDFに変換するなら「印刷」を使う

上記で紹介した方法は、どちらもWordソフトから直接PDFへと変換できます。ただ、もしWordファイルの一部分だけをPDFにしたい場合は、後に紹介した「印刷」機能を使います。

Wordの一部分のみをPDF化する場合は、以下の操作を行います。

  1. PDFに変換したい部分を範囲選択する。

  1. 「ファイル」タブ→「印刷」を選択。

  1. 「プリンター」のプルダウンメニューから「Microsoft Print to PDF」を選択。

  1. 設定と書かれているすぐ下のプルダウンメニューから「選択した部分を印刷」を選択。

  1. 「印刷」をクリックし、保存場所とファイル名を指定して完了。

手順3で「選択した部分を印刷」ではなく「現在のページを印刷」を選べば、現在表示されているページのみをPDFに変換できます。また、「ユーザー指定の範囲」を選択し、PDF変換したいページを数値で指定すれば、任意のページのみをPDFにすることも可能です。

そもそも、WordとPDFはどう違う?

WordからPDFへの変換方法が分かったところで、「WordとPDFの違い」を改めて確認しておきましょう。

Wordは言わずと知れたMicrosoft社が提供している文書作成ソフトです。編集や校正、閲覧などさまざまな機能を備えている「文書を作り上げることを目的としたアプリケーション」といえるでしょう。

一方、PDFは「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の頭文字をとったもので、「データ情報の配布・交換・蓄積を電子的に行うことを目的としたアプリケーション」です。

Wordが「文書の作成」を目的にするファイル形式であるのに対し、PDFは「紙に印刷したように異なる環境下でも同じものを確認することができる」といえます。もちろん、Wordファイルの場合でも、パソコンの表示画面と同じように紙に印刷することはできます。しかし、作業環境やWordのバージョン、デバイスの種類が変わるとレイアウトが崩れる場合があります。

例えば最新のパソコンと最新のWordアプリで作成したファイルを、古いOSのパソコンで開くと正しくファイルが表示されないことがあります。そこでWordファイルをPDF化すれば、どんな環境でも同じようにファイルを見られるようになります。

【WordをPDFに変換するメリット】

  • 作業環境を問わず、同じレイアウトで閲覧できる。
  • 一般的にWordファイルをPDFに変換するとサイズ容量が小さくなり、送受信しやすくなる。
  • PDFにすると編集できなくなるため、見積書や契約書など重要書類のやりとりでミスや改ざんのリスクが減る。

スマホでWordをPDFに変換する方法

ここまでパソコンでWordファイルをPDFに変換する方法を紹介してきました。続いて、スマホやタブレットなどモバイル端末上でPDF変換する方法※について解説します。

なお、iOS・Androidのいずれの場合も、Microsoft Wordのスマホアプリを使う方法をご紹介します。

iOS版Wordアプリ:
https://apps.apple.com/jp/app/microsoft-word/id586447913
Android版Wordアプリ:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.word

※Wordアプリで全機能を使用するには、Office 365へのログインが必要です。今回はログインすることなく使用できる機能をご紹介します。また、操作方法はお使いのアプリや端末のバージョンにより異なる場合があります。

iPhone、iPadで「Word→PDFに変換して送信」を行う手順

まずは、iPhoneやiPadで変換を行う方法です。

  1. WordアプリでPDFに変換したいファイルを開く。

  1. 画面の右上のメニューボタン(…)をタップ。

  1. 「コピーを送信」をタップ。

  1. 「書式」→「PDF」をタップし、形式をPDFに指定する。

  1. 送信方法を指定すれば、PDFファイルを指定した先に送ることができる。

Androidで「Word→PDFへの変換」を行う手順

続いて、Android端末の変換方法です。

  1. WordアプリでPDF変換したいファイルを開く。
  2. 「ファイル」をタップ、もしくは「ファイルアイコン(三本線のメニューボタン)」をタップ。
  3. 「ファイル」タブ→「印刷」をタップ。
  4. 「PDFとして保存」をタップして選択し、「保存」をタップ。
  5. 保存場所とファイル名を指定して、「保存」をタップして完了。

パソコンでPDFをWordに変換する方法

ここまでWordをPDF化する方法をお伝えしてきましたが、逆にPDFをWordに変換することも可能です。Wordのアプリを使ってPDFをWordに変換する方法をご紹介します。

  1. Wordを起動し、「ファイル」タブ→「開く」→「参照」を選択。

  1. Wordに変換したいPDFファイルを選ぶ。

  1. 以下のようなダイアログボックスが表示されたら「OK」をクリック。

  1. PDFの内容がWordファイルとして表示されれば完了。

なお、PDFをWordファイルに変換すると多くの場合、以下のようにレイアウトの崩れが生じてしまいます。そのためPDFをWord化する場合は、多少の修正が必要になります。

まとめ

Wordで作成した文書をWordのまま相手に送ると、ソフトやWordのバージョンの違いによって文字化けやれレイアウト崩れなどが発生する場合があります。そういった事態を回避したい場合は、ファイル形式をPDFにすることが有効です。Word・PDFの特性を理解して、どちらのファイルもその必要に応じて使い分けてみてはいかがでしょうか。

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