これだけは覚えておきたい！パワポで資料をきれいに作る基礎テクニック4つ

【PowerPoint これだけは覚えておきたいシリーズ】
Vol.1 これだけは覚えておきたい！パワポで”伝わる資料”を作る3大原則

 Vol.2 これだけは覚えておきたい！見やすくきれいなパワポを作る3つのコツ

 Vol.4 これだけは覚えておきたい！パワポで文字と画像を一緒に使うとき、見栄えを良くする4つのコツ

 Vol.5 これだけは覚えておきたい！パワポで資料をスムーズにつくるためのポイント

前回、Vol.2 これだけは覚えておきたい！見やすくきれいなパワポを作る3つのコツでは、Microsoft PowerPoint(以下、パワポ)で資料を作るときの”フォント”や”色”などの基本的な設定について説明しました。今回はその続編として、より具体的なテクニックをいくつか紹介します。誰でも簡単に真似することができるテクニックなので、ぜひ活用してみてください。

【この記事の内容】

・“整列”を心がける
・同種の情報は”接近”させる
・“強調”したい箇所はフォントを変える
・“余白”を使って情報に区切りをつける

“整列”を心がける

まずはこちらの例をご覧ください。

いかがでしょうか。旅行プランの資料だというのは分かりますが、どこか読みづらさを感じると思います。特に意識をせずにフリーハンドで資料を作ると、こういった資料になってしまうことがあります。

この例のように、どこか読みづらさを感じた場合、最初に修正すべきなのは”配置”です。この例では、見出しや本文の始まり位置、画像の位置がバラバラです。その結果、読み手は目が泳いでしまうため、読むことに疲れてしまいます。それでは、読みやすいように配置を調整してみましょう。

このように、同じ要素(テキストや画像など)を”整列”させると読みやすくなります。要素を整列させたいときは、「ホーム＞配置＞配置」の中にある「左揃え」などの機能を使うと、簡単に列を揃えることができます。

【豆知識：配置を決めるときの便利な機能】

配置を決めるときに「ルーラー」「グリッド線」「ガイド」という機能があります。「表示」タブから簡単に設定できますので、好みに合わせて使ってみてください。

同種の情報は”接近”させる

次は本文と画像の配置を調整します。この例では本文を補足するために画像を使用していますが、どちらの本文を補足した画像なのか関係性が分かりにくいです。その原因は、本文と関係のある画像が離れてしまっているからです。それでは、本文と画像の位置関係を調整してみましょう。

本文と関係する画像の位置が横に並ぶように調整しました。ぱっと見て、北海道の情報と沖縄の情報のまとまりが分かるようになりましたね。このように、同種の情報を”接近”させると資料の読みやすさはぐっと向上します。

強調したい箇所は太字にしたり、色を変える

この例では見出しと本文の色や太さが同じため、見出しがどこなのか少し分かりづらいです。また、旅行プランの推しポイントがどの部分かも、ぱっと見て理解しにくいですね。それでは、見出しや強調したい箇所が分かりやすくなるように、フォントを調整してみましょう。

このように、見出しは太字やメインカラーを使うと分かりやすくなります。また、本文中で強調したい箇所も太字にすると、目に入りやすくなります。

「ここは外せない！」という箇所に太字やメインカラーを使うと、資料にメリハリが出ます。ただし、やりすぎてしまうと、何に注目したらいいのか分からなくなってしまうこともあるので、注意が必要です。

“余白”を使って情報に区切りをつける

最後に”余白”を調整すれば、もっと見やすい資料になります。”接近”のテクニックと同じ要領で、余白をうまく使うことで、情報の”継続”や”区切り”が分かりやすくなります。

このように、情報の間にうまく余白を入れることで、それぞれの情報が区切られたものだと分かりやすくなりました。

資料を作っているとつい情報を詰め込みたくなってしまいがち。しかし、伝わりやすい資料には、余白がうまく使われていることが多いです。無駄な情報を省き、伝わりやすい内容にするためにも、余白を考えて資料を作ることはとても大切です。