「上司に仕事の内容を、報告しないと…」
でも、
「いつも、君の報告は分かりづらい」と、言われてしまう。
あなたは、そんな状況に悩んでいませんか？
“何度伝えても求める対応が得られない”、“伝えたはずなのに上司が把握していなかった…”など、上司への報告に関して、ストレスを感じているひとは多いようです。
どうすれば「分かりやすい」報告ができて、上司とスムーズにコミュニケーションが取れるのでしょうか？この問題を解決するには、5つのコツを抑えておくだけで良いんです。ぜひ、下記を参考にしてください！！
1. 情報量を事前に伝える
上司に報告する際、ただ一方的に事象を羅列していませんか？その情報を共有するのに、どのくらいの時間を要するのか上司に伝えたことはありますか？
「何について」の報告で、「どのくらい重要」な報告なのか、そして「どのような対応」が求められているのかについて、事前に共有しておけば上司は報告を聞く準備を整えられます。
また結論を先に伝えて、情報量についてもあらかじめ共有することで、伝達を受ける上司は時間を効率的に作ることができ、情報も把握しやすくなります。端的に伝えることを意識しながら、報告内容をまとめていくと良いでしょう！
加えて、報告にはプレゼンスキルは必要でないことを確認しておきましょう。緊張せず、話す内容自体を分かりやすく整理しておくことが重要です！
2. 簡潔に事象を述べる
結論が芳しくない内容だと、ついつい自分の言葉を多用して上司に説明することがあります。しかし、報告や共有では、事象を簡潔かつ明確に伝えることが重要。そこから次の一手を考えましょう。遠回しな表現や自分の言葉を多用するのは厳禁です。
そこで、報告を簡潔で上手にできる法則をご紹介します。それは「テンプレップ（T・N・P・R・E・P）の法則」！！
【テンプレップ（T・N・P・R・E・P）の法則とは？】
Ｔ（テーマ）:?最初に、テーマを伝える
Ｎ（ナンバー）:?次に、言いたいことの数を伝え
Ｐ（ポイント）:?それから、要点（結論）を先に言う
Ｒ（理由）:?その後で、その要点（結論）が正しいと言える理由や
Ｅ（具体例）:?具体例を伝え、
Ｐ（ポイント）:?最後に要点を繰り返し念押しする
（引用：http://gendai.ismedia.jp/articles/-/36394?page=2)
ベストセラー『いままで一番やさしい経済の教科書』で知られる木暮太一氏が「絶対法則」と説くこの方式に当てはめれば、複雑なこともわかりやすく相手に伝えることができます。
3. タイミングを抑える
上司から指示された、あるいは委託された業務に関して、適切なタイミングで報告ができていないと、上司は「大丈夫かな」と不安に陥ります。上司を不安にさせないことは、信頼を得るために必要です。そこで「タイミング」を抑える方法についてです。
会社で1日に１度、定例会議などを設けているのであれば、そこで報告をするだけでも十分と言えます。しかし定例会議の場がない職場や、急を要する連絡を上司にしなければならない場合、どうしたら良いのでしょうか？
こうしたとき、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
●ポジティブな報告をするとき
「サマリ（まとめ）」を報告することを心がけましょう。自分の評価につながる報告は、情報が新鮮なうちに伝達することが大切です。
●ネガティブな報告をしなくてはならないとき
なにか問題が発生し、上司に報告しなければならなくなったとき、ついつい状況調査を進めてから報告しようと考えてしまいますよね。
しかし、こういう場合こそ、発生してしまった問題を速報する必要があるのです。「◯◯が発生しました。詳細は調査中です」と、簡潔であっても構いません。そのあと、随時進行報告を行えば十分です。
4. 伝達手段を柔軟に選ぶ
あらためて伺います。普段、どのような手段で報告を行っていますか？報告を効果的に行うポイントのひとつに、「共有手段を無理に固定化しないこと」が挙げられます。
報告したい内容や重要度に応じて、適切な共有手段は変化します。効率の良い意思疎通を図るために、手段は使い分けることが望ましいのです。
例えば、急を要する情報・簡単な報告は、口頭やメモ等で、素早く伝達しましょう。顔を見て報告することで、上司の反応を直にキャッチすることができ、情報付加の必要や程度を判断することができます。一方、数字を伴うものや方針に関するもの、複雑なものなどは、文書を作成し回覧や稟議形式で報告することが望ましいでしょう。
5. 連絡する相手は、まず直属の上司
「指示が理解できない」「こういうときはどのように対応するべきかわからない」といった場合の相談は、まず直属の上司に相談しましょう。仕事では、指示を仰がずに自己判断で物事を進めてしまうことは禁物です。
生じた事象の報告ばかりが仕事の責任ではありません。自分自身の疑問や悩みを積極的かつ迅速に上司に打ち明け、即効性をもって解決していくことも、社会人として責任ある行動といえるのです。
業務中に生じた疑問の解消だけでなく、アイデアやプラン変更についても、上司への相談が効果的です。もちろん「なんとなく」の提案では説得力に欠け、上司の大切な時間をただ奪ってしまうだけの結果となります。
データなどの提案の根拠を用意し、建設的に自分のアイデアを持ちかけましょう。その提案にたいする上司の回答は、会社からのフィードバックと等しく、自分自身の評価にもつながります。
報告に「つもり」は禁物。しっかり上司に理解してもらおう！
「なぜか伝わっていなかった」という現象の原因は、自分にあることを意識しましょう。そうすることで、これまで抱えていたストレスも解消されるはずです。
今回ご紹介したコツは、(1)情報量を事前に伝える、(2)簡潔に情報を伝える、(3)伝達するタイミングを抑える、(4)伝達手段は状況に応じて変える、(5)まずは直属の上司に報告する、です。
一方で、伝達する情報について自分自身もしっかり把握・理解しておくことも、大前提として求められます。頭の中をきちんと整理し、メモなどにまとめてから報告すれば、今後の情報伝達がスムーズにいくことは間違いありません！！
※この記事は2016/11/04にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています
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