一度印刷をして、捺印したものをスキャンして、メールで送る……。パソコンで作った書類に捺印する作業って意外と手間と時間がかかりますよね。できればパソコン上で済ませたいものです。
正式な書類や契約書の場合は実際に印鑑を押さなければいけないケースもありますが、電子印鑑で十分な場合もあります。
そこで今回は、Microsoft Excel（以下、エクセル）上で使用できる電子印鑑の作り方を4つご紹介します。電子印鑑を導入することで、手間が省けるほか、印刷不要なのでエコにもなりますし、なによりプリンターを持っていない人は是非とも覚えておきたいテクニックです。
- そもそも、契約書や請求書に押印しなくてもいいって知ってる？
- 電子印鑑の種類は2つ！
- エクセルの図形を駆使して電子印鑑を作る4つの方法
- その① エクセルの図形を使う方法
- その② エクセルのアドインを使って電子印鑑を作る
- その③ 実際の押印をスキャンして電子印鑑を作る
- その④ ブラウザの電子印鑑作成ツールを使って電子印鑑を作る
- 電子印鑑を導入して時間と紙を節約しよう
そもそも、契約書や請求書に押印しなくてもいいって知ってる？
そもそもの大前提なのですが、実は押印は必ずしも必要ないことをご存じでしょうか。
経済産業省は、「契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない」とウェブサイトで発表しています。会社同士や会社と個人の間の契約において、「文章に印鑑が必要」という決まりはないのです。
また、経産省は以下のようにも言っています。
形式的証拠力を確保するという面からは、本人による押印があったとしても万全というわけではない。そのため、テレワーク推進の観点からは、必ずしも本人による押印を得ることにこだわらず、不要な押印を省略したり、「重要な文書だからハンコが必要」と考える場合であっても押印以外の手段で代替したりすることが有意義であると考えられる。
参考：https://www.meti.go.jp/covid-19/ouin_qa.html
仮に印鑑があったとしても、それが不正に押された可能性は否定できないので、印鑑が絶対というわけではないということです。
言い換えるなら、契約をする当事者双方が同意しているかが大事だということ。たとえ印鑑がなくても、契約に同意した旨が書かれたメールのやり取りなどでも十分効力があるのです。
電子印鑑の種類は2つ！
「印鑑はいらない！」とはいうものの、実務上では押印が必要な場面も多いかと思います。そんなときは「電子印鑑」を積極的に活用していきましょう。
なお、電子印鑑は大きく以下の2種類に分けられます。
① 印影の画像データとしての電子印鑑
② 印影の画像データと所有者やタイムスタンプの情報を含む電子印鑑
①は印影を単に画像化したもの、②は持ち主や押した日付などの識別情報も組み込まれた電子印鑑のことを指します。当然、識別情報を含んだ電子印鑑のほうが、悪用されづらく、セキュリティの面では優れています。
ただ、電子印鑑を使うケースは、社内文書・請求書・発注書などが多いのではないでしょうか。本当に重要な文書には実印を必要とするケースが多いので、電子印鑑で対応可能な場面では①の画像データのみの電子印鑑でも実務上は問題ない場合がほとんどです。
いずれにしても、電子印鑑を使用する際は、メールやビジネスチャットでのやり取りの履歴をしっかりと残すようにしましょう。そうすることでトラブルを回避することにもつながります。
エクセルの図形を駆使して電子印鑑を作る4つの方法
電子印鑑の扱い方がわかったところで、実際にエクセルで電子印鑑を作ってみましょう。ここでは電子印鑑を作る方法を4つご紹介します。
・エクセルの図形を使う方法
・エクセルのアドインを使う方法
・実際の押印をスキャンする方法
・ブラウザの電子印鑑作成ツールを使う方法
その① エクセルの図形を使う方法
まずは一番手軽にできる方法です。エクセルの図形とテキストボックスを駆使して、印鑑を作ってみましょう。
【作成手順】
1．「挿入」タブ→「図形」の中で印鑑の外枠にしたいものを挿入（円や四角など）
2．図形を「塗りつぶしなし」「枠線を朱色」に変更
3．「挿入」タブ→「テキスト」→「テキストボックス」を挿入
4．テキストボックスに名前を入力
5．テキストボックスを「塗りつぶしなし」「文字色を朱色」に変更
6．図形や文字の太さ、サイズ、位置などを微調整
印鑑が完成したら、そのファイルを保存しておきましょう。使いたいときに、ファイルからコピペすればいつでも印鑑を押すことができます。
本物っぽくするワンポイントテクニック
ワンポイントテクニックとしては、枠線の色をグラデーションにして、二重線にするとより自然な印象になります。実際の印鑑はかすれていたり、色の濃淡が出たりするので、それを再現します。
名前が２文字以上の場合、１つのテキストボックスに入力すると字間が広すぎてしまうので、「１文字１テキストボックス」にすることで、文字と文字の間隔を調整できます。
電子印鑑は「本物っぽい」ということが意外と重要なので、ぜひこのテクニックを使ってみてください。
＜関連＞
ダウンロード可能：PCスキルシートのサンプル（doda）
その② エクセルのアドインを使って電子印鑑を作る
２つ目の方法は、「Excel電子印鑑」というエクセルのアドインを使う方法です。ネット上には、電子印鑑のアドインを紹介しているサイトがいくつもあり、バリエーションも豊富です。安全性はお約束できかねますが、試してみるのもいいと思います。「Excel電子印鑑」を使うと、以下のような印鑑を作成できます。
参考：https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/excelstamp/（「窓の社」）
その③ 実際の押印をスキャンして電子印鑑を作る
続いてご紹介するのは、少し手間はかかりますが上手にやれば実際に印鑑を押したように見える方法です。手順は以下の通り。
【作成手順】
1. 白い紙に実際に印鑑を押す
2. スキャナーでスキャンして、PDFファイルにする
3. PDFファイルを開く
4. スナップショットで印鑑部分をコピーする
5. エクセルに切り取ったスナップショットを貼り付ける
6. 図のトリミングをする
7. それを必要なところに貼り付ける（画像として保存してもOK）
ポイントは「印鑑はしっかりと押す（濃くする）」「スキャンは高画質設定で行う」「スナップショットは拡大して行う」の3点。スキャンをする過程で画質が薄く、荒くなってしまうので、PDFにしたときにはっきりと印影が映るように気をつけましょう。
また、少しでも画質を維持するために、スナップショットはPDFファイルをできるだけ拡大してから行いましょう。
コピーしたスナップショットはエクセルにいったん貼り付けます。そのまま使ってもいいのですが、トリミングしておくと使い勝手がよくなります。
その場合は、まず画像を選択して右クリック→「トリミング」を選びます。余白を減らすようにトリミングをしましょう。さらに、円形にトリミングすることも可能です。画像を選択後、「図形の形式」タブ→「トリミング」→「図形に合わせてトリミング」→「円」を選べば、印影を円で切り抜けます。
完成した印影画像は、右クリック→「図として保存」で、jpegやpngデータとして保存しておくことも可能です。
その④ ブラウザの電子印鑑作成ツールを使って電子印鑑を作る
最後にご紹介するのが「電子印鑑素材」という無料のウェブサービスを利用する方法です。エクセルは使いませんが、ブラウザ上で簡単に印影データをダウンロードできます。
書体も「楷書体」「古印体」「隷書体」などから選ぶことができ、サイズも訂正印からLサイズまで４パターンが用意されています。
登録されている苗字でないとダウンロードができませんが、一般的な名前は網羅されているのでよっぽど珍しい名前でない限り使えるかと思います。
電子印鑑を導入して時間と紙を節約しよう
以下は今回ご紹介した4つの方法で作った電子印鑑です。
いまや請求書や納品書のファイルのやり取りもデータ上で行われることが多くなりました。テレワーク化・ペーパーレス化が進む中で、印鑑の立ち位置も変わってきています。正式な書類の場合は難しいかもしれませんが、簡単な書類などであれば電子印鑑を取り入れてみましょう。時間や紙が節約できますよ。
【参考記事】
Excel（エクセル）記事まとめ
覚えておけば残業知らず！Excel時短記事まとめ
見づらい資料からサヨナラ！Excel資料作成記事まとめ
覚えて仕事を効率化！Excel関数記事まとめ
PowerPoint（パワーポイント）記事まとめ
あなたの本当の年収がわかる!?
わずか3分であなたの適正年収を診断します
