- 体調不良で会社を休む際の連絡はメールでも大丈夫？
- 体調不良で会社を休むメールを送る場合の注意点
- 体調不良で会社を休むメールの例文
- 【シチュエーション別】体調不良で会社を休むメールの例文
- 体調不良で会社を休むメールを受け取った際のマナー
- 【相手別】体調不良で会社を休むメールへの返信の例文
- 体調不良で会社を休む時は、相手への配慮を忘れずに
体調不良で会社を休む場合、どう連絡すれば良いか悩む人も多いのではないでしょうか。体調不良になることは誰にでもありますが、連絡の方法によって相手に悪印象を与えてしまうのは避けたいですよね。
本記事では、体調不良で会社を休む連絡をする際の注意点、送信する相手別のメール例文とそれに対する返信の例文などを、ビジネスメールの専門家である平野友朗さんに伺い、分かりやすく解説します。
体調不良で会社を休む際の連絡はメールでも大丈夫？
ここでは、体調不良で会社を休む際に望ましい連絡方法について、詳しく解説します。
会社で定められている連絡方法を使う
基本的には、会社の規定に従うことが大切です。以前はどんなときでも電話という会社が多かったのですが、今ではメールやチャットツールでの連絡でもいいという会社も増えています。コミュニケーションは「相手が求める手段で」というのが原則ですが、メールやチャットを日常的に使っているなら問題はないでしょう。伝えるべきことがきちんと伝われば、ツールは問いません。
緊急の連絡は電話が望ましい場合も
緊急性が高い場合や重要な連絡が含まれる場合は、電話を併用することがおすすめです。例えば、大事なプレゼンがある日ならば、代役を頼んだり、日程の調整を相談したりする必要があります。その場合は電話のほうが望ましいでしょう。反対に、業務に支障がない日ならば、メールやチャットなどでも構いません。面会の約束をしている取引先への連絡の場合も、その時間まで半日程度あるならば、まずはメールを送り、その後は返信の状況を見て電話も検討すると良いでしょう。その面会の重要度によっても対応が変わってきます。
体調不良で会社を休むメールを送る場合の注意点
体調不良で会社を休むメールを送る際、どのような点に気をつけると良いでしょうか。詳しく解説します。
メールの基本的なルールを守る
基本的なビジネスメールの本文は、「宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名」の7つの要素から構成されます。体調不良を連絡するメールを書く際にも、一般的なビジネスメールと同様、この基本的な構成のルールに従うようにしましょう。
始業前に送信するよう心がける
メールを送るタイミングは、とても重要です。特に、当日の欠勤が決まった場合は、始業前に送信することを心がけましょう。早めに連絡することで、欠勤に対する職場での対応がスムーズになるだけでなく、周囲への迷惑を最小限に抑えられます。連絡が遅れてしまうと、相手に不安や混乱を与える可能性があるため、注意が必要です。
休む期間や復帰の見込みを伝える
症状や医師の指示を簡潔に書き、復帰の目安を伝えましょう。あまり細かいことを書く必要はありませんが、これから通院するならば、その旨を伝え、通院後に結果や復帰の見通しを伝えます。
引き継ぎ事項を記載する
休んでいる間、他の人に引き継いでもらう業務があれば、必ず明記しましょう。その際、対応すべき顧客の連絡先や関連ファイルの保存場所など、引き継ぎ担当者が必要な情報を全て伝えるようにします。また、対応してもらうことや迷惑をかけてしまうことについて、感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。
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体調不良で会社を休むメールの例文
体調不良で会社を休む連絡は、送る相手に応じて内容を調整することが大切です。ここでは、上司、取引先、同僚に送る場合の例文をご紹介します。
上司へ送る場合
上司へ送る場合は、簡潔で丁寧な表現で体調の状況や業務への影響を伝える必要があります。まずは体調不良で欠勤することを連絡した後、病院で診察後に休む期間などを伝えるようにしましょう。
件名：体調不良による本日の欠勤のご連絡
本文：
××さん
おはようございます。
〇〇（自分の名前）です。
本日、発熱があり体調が思わしくないため、
大変申し訳ないのですが、お休みをいただきたくご連絡しました。
これから病院で診察を受けてまいりますので、
診察の結果が分かり次第、ご連絡させていただきます。
進行中の業務に関しましては、◎◎さんに引き継ぎをお願いしております。
詳細については、共有フォルダの「〇〇」に記載していますのでご確認ください。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
署名
〇〇部 〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
●診察結果を報告する二報目の例文
件名：診察結果のご連絡
本文：
××さん
おはようございます。
〇〇（自分の名前）です。
先ほど病院で診察を受けたところ、
インフルエンザと診断されました。
このまま回復が見込まれれば、○日には出社できるかと思います。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
署名
〇〇部 〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
取引先へ送る場合
取引先への連絡は、失礼にならないよう、丁寧な文面を心がけましょう。
件名：本日のお打ち合わせに関するお詫びとご連絡
本文：
株式会社〇〇
▲▲様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
突然のご連絡で失礼いたします。
本日、体調不良により急遽お休みをいただくこととなりました。
そのため大変申し訳ありませんが、本日お約束していたお打ち合わせは、
日程の変更をお願いできればと存じます。
恐れ入りますが、以下の日程のいずれかの日程で再度ご調整いただけないでしょうか。
1. 〇月〇〇日（曜日）△時〜
2. 〇月〇〇日（曜日）△時〜
3. 〇月〇〇日（曜日）△時〜
このたびはご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。
ご検討よろしくお願いいたします。
署名
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
同僚へ送る場合
同僚へ送る場合は、業務の引き継ぎに関する必要事項などを、しっかり伝えるようにしましょう。
件名：本日の欠勤について
本文：
◎◎さん
おはようございます。〇〇（自分の名前）です。
突然で申し訳ありませんが、体調を崩してしまい、本日お休みをいただくことになりました。
進めていた〇〇の件は、必要なファイルを共有フォルダ「〇〇」に入れてあります。
確認が必要でしたらご利用ください。
急ぎの案件で困ったことがあれば、○○さんに聞いてください。
○○さんにも連絡してあります。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。
署名
〇〇部 〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
【シチュエーション別】体調不良で会社を休むメールの例文
体調不良で会社を休む際には、状況に応じた適切な対応が求められます。ここでは、2日連続で休む場合、面接を欠席する場合、そして仕事復帰の連絡をする場合のシチュエーション別に、例文をご紹介します。
2日連続で体調不良で休む場合
2日連続で休む場合の連絡は、現在の体調を簡潔に伝えるようにしましょう。医師の診断や復帰予定日が分かっている場合は、その旨も明記してください。
件名：本日もお休みいただきます
本文：
××さん
おはようございます。〇〇（自分の名前）です。
本日も体調がすぐれず、医師から引き続き安静が必要との指示を受けました。
そのため、2日目のお休みをいただきたくご連絡しました。
このまま回復が見られれば、○日には出社できるかと思います。
なお、業務については◎◎さんに引き継ぎをお願いしております。
進行中の案件や本日のタスクに関する詳細は、共有フォルダの「〇〇」にて
ご確認いただけます。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
〇〇部 〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：携帯電話番号、メールアドレスなど
面接を休む場合
体調不良で面接を休む場合、当日の連絡になるのであれば、電話での連絡が望ましいです。やむを得ずメールで連絡する場合は、面接を欠席することへのお詫びと、再度日程を調整してもらう場合は都合が良い日程の候補を明記するようにしましょう。
件名：面接日程変更のご相談
本文：
株式会社〇〇
人事部 ▲▲様
▲▲様
お世話になっております。
本日〇時より面接の約束をしております、〇〇（自分の名前）です。
大変申し訳ありませんが、体調不良により本日の面接に伺うことが難しい状況となりました。急なご連絡となり、ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
恐れ入りますが、以下のいずれかの日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
1. 〇月〇〇日（曜日）△時〜
2. 〇月〇〇日（曜日）△時〜
3. 〇月〇〇日（曜日）△時〜
お手数をおかけいたしますが、ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
［番外編］仕事に復帰する場合
仕事に復帰する場合は、上司や同僚、取引先など仕事相手に対して、お詫びと回復した旨を報告しましょう。同じ部署などで業務を引き受けてくれた人に対しては、感謝も忘れずに伝えることが大切です。
件名：復職のご連絡
本文：
××さん
おはようございます。
〇〇（自分の名前）です。
体調が回復し、医師からも問題ないとの診断をいただきましたので、
本日より通常業務に復帰いたします。
お休みをいただいていた期間中はご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。
また、ご配慮いただきありがとうございました。
本日から業務に支障がないよう努めてまいります。
引き続きよろしくお願いいたします。
署名
〇〇部 〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
体調不良で会社を休むメールを受け取った際のマナー
仕事相手から、体調不良で会社を休むメールを受け取った場合は、相手への配慮を示しつつ、業務に支障が出ないよう適切に対応することが必要です。ここでは返信時に意識したいポイントを解説します。
早めに返信する
体調不良で会社を休むメールを受け取ったら、「きちんと届いているのか」「引き継ぎの対応をしてもらえるのか」と相手が不安にならないよう、できるだけ早めに返信することが大切です。症状や業務の状況など聞いておくべきことがあれば、先に確認しておきましょう。
体調を気遣う一言を入れる
返信の際には、「どうぞお大事になさってください」「無理をせず、ゆっくり静養してください」など、相手の健康を気遣う一言を添えると相手への気遣いが伝わります。プレッシャーがかからないよう、回復を優先するように伝えましょう。
引き継ぎは迅速に対応する
業務が滞らないよう、必要な引き継ぎがあれば、迅速に対応するようにしましょう。また、「担当業務は○○さんにお願いするよう調整しました」のように報告すると、相手を安心させることができます。
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【相手別】体調不良で会社を休むメールへの返信の例文
体調不良で会社を休むメールへの返信の例文を、送る相手別に解説します。
上司へ送る場合
上司には、体調を心配する気持ちを伝え、業務に関して配慮している旨を述べると良いでしょう。また、回復を願う一言も添えておくと、気遣いが伝わります。
件名：Re: 体調不良によるお休みのご連絡
本文：
××さん
おはようございます。○○（自分の名前）です。
体調不良でお休みされるとのこと、大変心配しております。
どうぞ無理をなさらず、ゆっくり静養なさってください。
業務につきましては、〇〇の件を私が引き継ぎ、対応させていただきます。進捗や必要な情報があれば、随時ご報告いたしますのでご安心ください。
一日も早いご回復をお祈りしております。
署名
〇〇部〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
取引先へ送る場合
社外の取引先に対する返信でも、体調を気遣う旨を伝えましょう。業務に支障が出ないよう、対応やスケジュールの調整が必要かどうかについても、確認しておくとより親切です。
件名：Re: 体調不良によるお休みのご連絡
本文：
株式会社〇〇
▲▲様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
このたびは体調不良でお休みされるとのこと、心よりお見舞い申し上げます。
どうぞご無理をなさらず、しっかり静養なさってください。
現在進行中の案件について、スケジュールは、〇〇様が回復されてから調整可能です。
急ぎではありませんので、ご安心ください。
まずは、ご無理のないようにしてください。
一日も早いご回復をお祈り申し上げます。
署名
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
同僚へ送る場合
同僚への返信でも同様に体調を気遣いつつ、業務の引き継ぎ状況を正確に伝えるように心がけましょう。
件名：Re: 体調不良によるお休みのご連絡
本文：
◎◎さん
おはようございます。○○（自分の名前）です。
体調不良でお休みされるとのこと、承知いたしました。
無理せず、ゆっくり休んでください。
進めていた〇〇の件は、私が対応しておきますので安心してください。不足している情報があれば、フォルダを確認しておきます。
お大事にしてください。
元気になったらまたお話ししましょう。
署名
〇〇部〇〇課
〇〇（自分の名前）
連絡先：（携帯電話番号、メールアドレスなど）
体調不良で会社を休む時は、相手への配慮を忘れずに
体調不良のときは、無理に仕事をすることは避け、しっかりと休養を取ることが重要です。安心して休養に専念するためにも、業務に支障が出ないよう、送信する相手や状況に合わせた適切なマナーで連絡するようにしてください。急な体調不良の場合は慌ててしまうかもしれませんが、相手への配慮を忘れず、冷静な対応を心がけましょう。
監修：平野友朗
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事。株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役。
広告代理店勤務を経て、2003年、日本で唯一のメルマガ専門コンサルタントとして独立。ビジネスメールに関する取材を1,500回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。得意とする分野は、メールコミュニケーション効率化や時間短縮などの業務改善。ウェブマーケティングの戦略立案やメルマガ・ウェブサイトの改善。メディア戦略を含めたブランド構築や出版プロデュースなど多岐にわたる。個人のメールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がける。官公庁、企業、学校、団体などへのコンサルティングや講演・研修回数は年間150回を超える。著書や監修本は『ずるいメール術』（PHP研究所）など合計38冊。
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