どんなにお世話になっている上司や取引先からの依頼でも、時と場合によってはお断りしなければならないシーンがあります。
せっかく私に頼んでくれたのだから引き受けたい、力になってあげたいという気持ちそのものはとても素敵なものです。しかし、もし多忙ななかで引き受けて失敗をしてしまったら、かえって相手に迷惑をかけてしまいかねません。
ビジネスにおいて「断る」という行為は決して悪いことではなく、状況次第では早めにお断りを入れておくことが重要です。
とはいえ、その伝え方には気を付けたいもの。角が立たない、上手な断り方を身につけていきましょう。
できない理由があるときは、正直に伝える
スケジュールや人的リソースの問題など、頂いた依頼を実行できない理由があれば、それを明確にお伝えするのがベストです。相手がその理由に対して「仕方ないね」と納得してくれれば、自然な形で断ることができるでしょう。
例えば「あいにく、弊社内で●●日〆切の他プロジェクトで人員を割くことができず、今回は…」と話し始めることをおすすめします。
しかし、「それでも…」と相手から言ってもらえるのであれば、どうすればその問題を解決できるか、具体的に相談を進めていきましょう。「できません」と頭ごなしにお断りするよりは、マイルドに話が進められ、かつ、相手の力にもなれるはずです。
代替え案を提案する
例えば、終業間際の急な依頼に「これから予定があるので、明日の午前中に優先して進めます」と提案したり、急ぎの業務が発生した際に、「現在依頼を受けているタスクの納期を伸ばしてもらえませんか」と交渉したりして、代替え案を示すのも良い断り方です。
1人が行える作業量には、現実的な限度があります。あれもこれもと言われるがまま引き受けてしまうと、あなた自身がパンクしてしまいかねません。
日頃から担当している業務の優先度と納期をあらかじめ整理しておけば、代替え案もスムーズに出てくることでしょう。
相手の気持ちへの感謝を伝える
ハードな1週間もようやく終わりを迎え、今日は早めに帰宅してゆっくり休もうかなと思っていた金曜日の夜に、「飲みに行きませんか」という突然のお誘い。
なんとなく気乗りしない日というものは、誰にでもあります。そんな時は、具体的な理由が無くとも自分の気持ちを大事にして、素直にお断りしても良いのではないでしょうか。
断る際は、「行けなくて残念です」や「誘ってくれてありがとう」という、感謝の言葉を忘れずに。そうすれば、せっかく誘ってくれた相手の気持ちも大切にしつつ、次の機会に繋げられます。
以上、物事を上手にお断りするコツでした。適切に「No」と言えるということは、あなた自身も、関係する周囲の人のためにもなります。ぜひ、取り入れてみてください。
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