「リマインド」の意味とは？ビジネスで使う具体的なシーンや例文も紹介 - まいにちdoda

「リマインド（remind）」の英語・日本語の意味とは
ビジネスで「リマインド」が必要な理由
「リマインド」類語・言い換え表現
- 再確認
- アラート
【シーン別】ビジネスにおける「リマインド」の使い方
「リマインド」する具体的な手段
「リマインド」する際のポイント
リマインドメールの例文
- 参加者に日時を再確認してもらう際のリマインドメール
- 期限が近づいていることを知らせる際のリマインドメール
期日厳守の場合は「リマインド」を活用しよう

「リマインド」は、ビジネスで会議日程や書類の提出期限などを事前に再度確認してもらうために必要な作業です。リマインドする際は、相手に催促している印象が強くならないよう、ビジネスシーンに応じて注意するべきポイントがあります。

本記事では、「リマインド」の意味や、「リマインドメール」の例文などについて詳しく解説します。

「リマインド（remind）」の英語・日本語の意味とは

英語で「リマインド（remind）」は、「思い出させる」「思い起こさせる」などの意味を持つ言葉です。日本語でも、「思い出させること」「思い起こさせること」の意味で「リマインド」を使います。

以下が、「リマインド」を使う際の例文です。

上司：そういえば明後日の会議、みんな忘れていないかな？
自分：そうですね。前回案内してから日にちが経っているので、念のため参加予定者にリマインドしておきます。

なお、スマートフォンのアプリなどに搭載されている「リマインダー」は、主にあらかじめ設定した日時に予定を通知する機能のことです。

ビジネスで「リマインド」が必要な理由

ビジネスで「リマインド」が必要とされる理由は、予定や期限を失念することを防ぐためです。会議の日程や書類の提出期限などが近づいてきた時に、相手がうっかり忘れることがないようにリマインドします。

リマインドすることで、物事を予定通りに進めやすくなるでしょう。

「リマインド」類語・言い換え表現

「リマインド」にはいくつかの類語・言い換え表現があります。それぞれ確認していきましょう。

再確認

「再確認」とは、念を入れて、確認に漏れがないことを再び確認することです。

アラート

「アラート（alert）」とは、英語で「油断のない」「注意を払っている」「警戒して」などを意味する言葉です。日本語では、「警報」などの意味で「アラート」を使います。

なお、「アラート」は、「リマインド」よりも緊急性の高い言葉です。

【シーン別】ビジネスにおける「リマインド」の使い方

ここから、ビジネスで「リマインド」を使う具体的な場面について解説します。

参加者に日時を再確認してもらう

参加者に会議などの日時を再度確認してもらうために、リマインドしましょう。とくに重要なイベントの場合、予期せぬ相手の遅刻や欠席を防ぐためにリマインドが有効です。

また、たとえすでに伝えている内容でも、日にちが近くなったタイミングであらためて知らせることにより、相手は数週間前、数か月前のメールやメモを遡って確認する手間を省けます。

期限が近づいていることを知らせる

資料や書類などの提出期限や納品期限などが近づいている時も、リマインドすることがあります。とくに期限厳守の場合は、リマインドすることが自分にとっても相手にとっても大切です。

なお、メールを使って関係者に一斉送信する場合、すでに提出した人に失礼な印象を与える可能性があります。関係者が多くどうしても一斉送信で対応せざるを得ない場合は、「すでに提出してくださった方には、再度のご連絡となることお詫び申し上げます」などの配慮が必要です。

自分自身が忘れないようにする

大切な予定を忘れないために、自分にリマインドすることもあります。「数か月後のことで覚えていられるか心配」「当日忙しくてやることを失念しそう」といった場合にリマインドを活用しましょう。

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「リマインド」する具体的な手段

リマインドには、いくつかの手段があります。それぞれ理解し、状況に応じて使い分けられるようにしましょう。

リマインドメールを送る

メールを使ってのリマインドが、ビジネスでは一般的です。リマインド目的で送信するメールのことを「リマインドメール」と呼びます。

実際にリマインドメールを送る際の例文は、後ほど詳しく解説します。

電話でリマインドの連絡をする

相手に直接連絡して、リマインドする方法もあります。電話でリマインドの連絡をすることを、「リマインドコール」と呼びます。

見落とされる心配がないため、リマインドコールはリマインドメールよりも有効です。ただし、必要以上に相手に圧迫感を与えたり、「なぜわざわざ電話したのだろう」と疑問を抱かれたりする可能性があるため、注意が必要です。

ビジネスチャットでリマインドする

メールの代わりにビジネスチャットでリマインドすることもあります。ビジネスチャットは、メールよりも手軽に送りやすい点や、豊富な機能を活用できる点などがメリットです。

ただし、一般的にビジネスチャットは長文が嫌がられる傾向にあります。ビジネスチャットでリマインドする場合は、簡潔な文面を心がけましょう。

自分にリマインド通知する

自分にリマインド通知するためには、アプリやサービスなどを活用します。ダウンロードやインストールをしなくても、スマートフォンには「リマインド機能（リマインダー機能）」が搭載されていることが一般的です。

標準装備の機能で物足りない場合は、専用のアプリやサービスの利用も検討しましょう。

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「リマインド」する際のポイント

ここから、メールを送るケースを中心に、リマインドで押さえておきたいポイントを紹介します。

わかりやすい内容にする

リマインドメールはわかりやすい内容を心がけることが大切です。わかりにくい内容の場合、相手が読むことを先延ばしにし、期限がきてしまう可能性があります。また、重要度の高くないメールと思って見落とされることもあるでしょう。

さらに、他の用件をリマインドメールに盛り込まないことも重要です。相手が他の用件に気を取られると、リマインドの効果が弱まるでしょう。

催促と思われないように配慮する

相手に「催促ではないか？」と思われないように配慮しましょう。なぜなら、リマインドはあくまで相手の進捗状況やスケジュールをケアするためのものだからです。

とくに、リマインドメールを送る際はメールのタイトル・件名に注意しましょう。例えば、リマインドメールを社内宛に送る際の件名は【リマインド】、社外に送る際の件名は【ご確認】などと使い分ければ、取引先に余計なプレッシャーを与えることを回避できます。

「リマインド」ではなく、あえて「催促」のメールを送る際は、以下の記事を参考にしてください。

＜関連記事＞催促メールのコツは？ビジネスで使える書き方やタイミングを解説！

リマインドの内容に誤りがないようにする

伝えるリマインドの内容に誤りがないよう、注意することも大切です。

一般的に、リマインドメールを受け取った相手は、当初のメールではなく最新のメールで日程・場所や期日などを確認します。たとえ最初のメールで正しい内容を盛り込んでいたとしても、万が一リマインドメールに誤りがあれば、相手に迷惑を与えることになりかねません。

タイミングを意識する

リマインドメールを送るタイミングも意識するようにしましょう。期限の数週間前にリマインドしても、時間の経過とともに相手に忘れられてしまう可能性があるため、効果は期待できません。

一般的に、対象日の前日や2〜3日前に送ると効果的とされています。

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リマインドメールの例文

リマインドメールは、以下の構成で作成することが一般的です。

挨拶
リマインドの内容（場所・時間・提出期限など）
締めの文章

ここから、リマインドメールの例文を紹介します。

参加者に日時を再確認してもらう際のリマインドメール

社内会議の日時を参加予定者に送る際のリマインドメールは、以下の通りです。

件名：○月○日営業部会議についてのご連絡

各位

お疲れ様です。〇〇です。
先日ご案内しました営業部会議の開催日が近づいてまいりましたので、あらためてご連絡しております。

日時：○月○日（水曜）13時〜（1時間程度）
場所：3階会議室B
内容：今期目標について
会議で使う資料を再度添付しております。当日お持ちください。

また、他業務で参加が難しい場合は、事前に〇〇までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

期限が近づいていることを知らせる際のリマインドメール

取引先に納期が近づいていることを知らせる際、以下のようなリマインドメールを送信します。

件名：□□につきまして

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
ご依頼申し上げた□□の納品予定日が、明後日20日（金）となっております。
不明点やお困りのことなどございましたら、お気軽にお申しつけくださいませ。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

「期限前にもかかわらず催促してきた」と相手に思われないように、相手に配慮した文言（不明点やお困りのことなどございましたら、お気軽にお申しつけくださいませ）を盛り込んでいる点がポイントです。

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期日厳守の場合は「リマインド」を活用しよう

「リマインド」とは？

「リマインド」は、「思い出させること」を意味する言葉です。期日厳守の提出書類がある場合など、相手に失念されると、お互いに困る場合に「リマインドメール」を送ります。

ただし、催促して相手に失礼な印象を与えないよう注意が必要です。相手をケアするための行動と理解した上で、相手にリマインドするようにしましょう。