相手からの返信がないとき、納期が遅れるときなどに催促メールを送ることがあります。相手を不快にさせない催促メールの書き方のコツは、明確でわかりやすい内容にすること、クッション言葉を用いることです。
本記事では、催促メールの書き方のコツ3つと送信にあたって気をつけるべきことを解説します。
相手を不快にさせない！催促メールの書き方のコツは？
催促メールの書き方を誤ると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。相手を不快にさせないために、あらかじめ書き方を理解しておくことが大切です。
ここから、催促メールの書き方のコツを3つ紹介します。
1. 明確でわかりやすい内容にする
催促メールは明確でわかりやすい内容にすることが大切です。何を言いたいのかわからない内容だと、催促したにもかかわらず相手に気づいてもらえない可能性があります。
例えば、件名に「【リマインド】〇〇ご提出のお願い」や「【再送】入金のご確認」などと明確に記載しておけば、相手も自分が催促されていることを理解するでしょう。
また、前回連絡したときの日付や内容を入れることもポイントです。「いつ」「どんな要件」なのかを伝えておけば、相手がメールをさかのぼる手間を省けます。
ただし、細かすぎると相手を追い詰めるような雰囲気になりかねません。相手を不快にさせないため、必要最低限の情報にとどめることが重要です。
2. 行き違いがある場合を想定する
行き違いがある場合を想定して催促メールを作成することも大切です。行き違いを考慮せずにメールを送ると、「たった今送ったところなのに・・・」と相手を不快な気分にさせてしまいます。
例えば、「本メールと行き違いですでに〇〇を行っていただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ」と記載しておけば、行き違いの可能性を理解していることを相手に伝えられるでしょう。
3. やんわり伝えるクッション言葉を用いる
相手を不快にさせないために、催促メールでクッション言葉を用いることもポイントです。クッション言葉とは、そのまま伝えるときつい印象を与えかねない言葉をやんわりと伝えるために添える言葉を指します。
クッション言葉についてより詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
ここから、クッション言葉を用いた文例を確認していきましょう。
例1 その後いかがでしょうか
先日お願いしていた資料の件、その後いかがでしょうか。
例2 念のためご確認（連絡）させていただきました
本日が支払い期限の入金が現時点で確認できていないため、念のためご連絡させていただきました。
例3 〜していただけると幸いです
お忙しいところ恐れ入りますが、明日までにご入金いただけると幸いです。
ただし、「幸い」を使う際には気をつけなければならないことがあります。詳しくは以下の記事を参考にしてください。
例4 大変恐縮ですが
大変恐縮ですが、〜までに提出いただけますでしょうか。
なお、「恐縮です」の正しい意味については、以下の記事を参考にしてください。
「恐縮です」の意味を正しく理解している？使い方と例文を解説
【無料診断】あなたの仕事力はどれぐらい？リモートワークにも役立つ仕事力をチェック
ビジネスで催促メールを送るタイミング・例文
ビジネスで催促メールを送るタイミングは、「相手からの返信がこない」「納期が遅れている」「代金の入金を確認できない」などです。それぞれの状況にあわせて、催促メールの例文も紹介します。
相手からの返信がこない
相手からの質問に対して回答している、もしくはこちらから質問しているにもかかわらず、相手からの返信がこないときは、催促メールの送信を検討するタイミングです。
メールを送信してから2日程度経っても返信が来なければ、催促メールを検討しましょう。ただし、急ぎの案件の場合は2日にこだわらず早めの対応が必要です。
相手からの返信が届かない場合の例文
相手に質問してから2日以上経っても返信がないケースの例文を紹介します。
件名：【再送】〜についてのご確認
（宛名・挨拶等省略）
○月○日にご連絡差し上げた件、ご確認いただけましたでしょうか。お忙しいところ恐れいりますが、今後のスケジュールに支障が出てしまうため、今週中にご回答をいただけますと幸いです。
納期が遅れている
依頼した商品の納期が遅れているとき、見積書や企画書などの資料が締め切りを過ぎても届かないときも催促メールを検討するタイミングです。特に仕入れ先からの納期が遅れると自社の顧客にも迷惑をかけかねないため、早めに催促しましょう。
納期が遅れている場合の例文
仕入れ先からの納期が遅れているケースの例文を紹介します。
件名：【リマインド】〇月〇日注文の品のご納品について
（宛名・挨拶等省略）
〇月〇日に注文いたしました〇〇の納期は、先週末とお伺いしていました。しかし、本日まだ商品の到着を確認できておりません。
ご多忙のところ恐縮ですが、本日中にご納品期日をお知らせいただきますでしょうか。
代金の入金を確認できない
事前に設定した期日になっても代金の入金が確認できないときも、催促メールを送るタイミングです。取引先の資金繰り悪化が原因であれば、今後の取引中止も検討しなければなりません。回収漏れを防ぐため、早めに取引先の状況を確認しましょう。
代金の入金を確認できない場合の例文
納品した商品の代金入金が遅れているケースで、催促メールの例文を紹介します。
件名：【重要】入金のご確認
（宛名・挨拶等省略）
5月末日に5月分の請求書をお送りしておりますが、ご確認いただけましたでしょうか。昨日がお支払い期限でしたが、本日16時現在入金の確認ができておりません。以下、ご請求内容を再度お伝えさせていただきます。
（請求内容記載）
お忙しいところ恐れいりますが、状況をご確認の上、〇〇までご連絡いただきますようお願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いですでにご送金手続きいただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ。
【無料診断】そのモヤモヤの原因は？キャリアのヒントが見つかる「モヤモヤ解消診断」
催促メールを送るにあたって気をつけること
書き方やタイミング以外にも、催促メールを送るにあたって気をつけるべき点があります。それぞれ確認しておきましょう。
自分が連絡・確認漏れしているだけでは？
メールボックスなどを確認し、自分が連絡・確認漏れしているだけではないか必ずチェックするようにしましょう。自分の勘違いで催促メールを送信すると、相手を不快な気分にさせて今後の取引に支障が出ます。
特に、相手からのメールが迷惑フォルダに自動で振り分けられていないか確認することが大切です。また、メールを作成したにもかかわらず、送信ボタンを押し忘れて「下書き」になっていないかも確認しておきましょう。
本当に期日を過ぎている？
期日を過ぎていると思っていても、実は自分の勘違いの可能性があります。過去の請求書やメールなどを振り返り、期日は設定されているか、本当に期日を経過しているのかをチェックしましょう。自分の思い込みで本日の日付を間違っていることもあるため、カレンダーの日付をあわせて確認することも必要です。
また、催促メールに過去の内容を丁寧に記載すれば、自分も相手も期日をあらためて確認できるでしょう。
迷惑な時間帯ではない？
就業時間終了間際や終了後などの迷惑な時間帯に催促メールを送信すると、相手に残業を強いることになりかねません。そこで、朝に催促メールを送信することを心がけましょう。朝一で送信すれば、出勤後にメールを開封した担当者が急ぎで対応する可能性が高まります。
ただし、緊急性が高い場合など夜でも連絡せざるを得ないケースもあるでしょう。その場合は、冒頭にお詫びを加えたり、夜に催促する理由を説明したりした上で催促メールを送信することが大切です。
催促メールを送る際は相手を不快にさせないよう慎重に対応しよう
納期が遅れている場合や取引先から入金が確認できない場合は、催促メールを送ります。催促メールを作成する際は、相手を不快にさせないようにクッション言葉を用いる、送信前に自分の勘違いでないか確認するなどの対応が必要です。
納期や入金の遅れは、意図的なものではなく、相手の勘違いや事務ミスなどから生じたものの可能性もあります。催促メール送信後も取引先と良好な関係を維持できるように、相手に配慮してメールを作成しましょう。
【関連記事】
「幸いです」の正しい使い方とは？目上の人に使う際は要注意
「恐縮です」の意味を正しく理解している？使い方と例文を解説
新しい環境もコレで乗り越える！印象アップな魔法のクッション言葉
あなたの本当の年収がわかる!?
わずか3分であなたの適正年収を診断します
