「仕事が予定通りに終わらない」。これは毎日仕事をしている人であれば、誰もが持つ悩みなのではないでしょうか。
仕事が終わらないために、「ごめん、仕事が長引いたから今日は行けない！」と、友人が集まる飲み会をドタキャンし、後々になってアップされた写真を眺めながら切ない気持ちになる日々。ちょっと悲しいですよね。
実は、この「仕事が予定通りに終わらない」という悩みは、スケジュール管理が上手くできていないことが原因になっていることがしばしばあります。スケジュール管理は社会人にとって、「基本中の基本」とされていることでありながら、意外と意識して出来ている人は少ないもの。今回は、仕事の遅延を起こさないために知っておきたい、スケジュール管理の3つのポイントを解説します。
1. 予定を詰め込みすぎない
1日の中に予定を詰め込みすぎると、予定が延長した際にその後の予定にずれ込んでしまいます。すると、その予定も延長せざるを得なくなり、結果として予定の時間を大きくオーバーしてしまう、という負のスパイラルに陥ってしまいがち。
これを防ぐためには、予定の前後に余白の時間を作ったり、予備日をスケジュールに組み込んだりすることが有効な手段です。1日ですべてを終わらせようと無理なスケジュールにするのではなく、「1週間」などまとまった期間を設けて、その中で計画的なスケジュール立てをすることで、余裕を持って作業を行えるようにしましょう。
「仕事を早く終わらせる」という気持ちのもと、任された業務に取り掛かることは大切ですが、予定を詰め込みすぎて締め切りをオーバーしてしまっては元も子もありません。まずは現実的なスケジュールを組み立てることが、何より大切です。
2. プライベートも含めたすべての予定を一括で管理する
仕事とプライベートのスケジュールを別々に管理していると、いざ仕事の予定を組もうとしたときに、「あれ、この時間に友達と約束していたような・・・」などと、他の予定が気になって効率良くスケジュールを組めなかったり、既に予定が入っているところに予定を入れてしまったりするおそれがあります。スケジュールを管理するときには、すべての予定をひとつの物に記入し、いつでも効率よく予定を組み込めるような状態にしておきましょう。
スケジュール帳を購入し、自分の予定をアナログに管理する人も多くいるかと思いますが、オススメはスマホアプリの活用。予定のリマインドも行ってくれますし、スケジュール帳に書ききれなくなる・・・といったことも起こりません。オススメのスケジュール管理アプリもまとめましたので、「良いな」と思うものがあったら使ってみてください。
(1)「Lifebear」
「カレンダー」「To Doリスト」「ノート」「日記」という、4つの機能が揃ったアプリ。オーソドックスなスケジュール帳と言えるでしょう。
(2)「ジョルテ」
「使い慣れた紙の手帳のような使いやすさ」をキャッチコピーに作られたアプリ。GoogleカレンダーやEvernoteと同期することができます。これらを現在使っている人にとってはかなり便利なのではないでしょうか。
(3)「コレットカレンダー」
使いやすさだけでなく、かわいさも兼ね備えたアプリ。カラフルなスケジュール帳にすることができます。「使いやすいだけじゃ嫌！かわいいものを使いたい！」という女性にぴったりです。
3. 作業にかかる時間を正確に把握し、スケジュールを組む
スケジュールを組む際に、作業にかかる時間を適当に考えてしまうと、予定通りに事が進まず、すぐに計画倒れを起こしてしまいます。計画倒れを起こさないためにも、作業にかかる時間は正確に把握するようにしましょう。
具体的な方法としては、まず自分が普段の仕事で行っているルーティーン業務を書き出してみることをおすすめします。そして、それぞれの仕事を完了させるまでに、一体どれくらいの時間がかかっているのか計ってみましょう。そうすることで、立てたスケジュールの時間と、実際の業務にかかる時間とのギャップが分かるので、今後スケジュールを立てる際に、計画倒れを起こしにくくなります。
まずは当たり前のことを当たり前に！それがスケジュール管理のポイント
スケジュール管理のポイントは大きく分けると、下記の３つ。
(1)予定を詰め込みすぎない
(2)プライベートも含めたすべての予定を一括で管理する
(3)作業にかかる時間を正確に把握し、スケジュールを組む
これら３つのポイントを心がけ、必要に応じて手帳・パソコン・スマホアプリを使い分けながらスケジュール管理を行うようにすると、仕事の効率は大きく改善します。「今自分がやるべきことは何なのか」ということや、「仕事を終わらせるためにどのくらいの時間がかかるか」ということを正しく把握し、余裕をもって仕事を終わらせてしまいましょう。
そうすれば、自分の好きなように使える時間が増え、あなたの生活がより充実したものになること間違いなしです。仕事を遅延なく行うためだけでなく、プライベートを充実させるためにも重要になってくる、スケジュール管理。皆さんもぜひ今日から実践してみてくださいね。
※この記事は2016/11/04にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています
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