上司や先輩に仕事を頼まれたら断れずキャパオーバーに…
突然、上司や先輩が仕事を振ってきた！
こんな経験、仕事をしていたら一度や二度では済まないでしょう。
「ただでさえ忙しいのに・・・本当は断りたい！」と心の中で叫んではみても、上司や先輩との関係が悪くなることを恐れて「はい！わかりました！」と笑顔で引き受けてしまう人も多いはず。その結果、キャパオーバーになって、どれから手を付けたらいいのかわからずパニック状態に。本来やるべき仕事の進捗が大幅に遅れたり、残業が増えて自分の時間が少なくなったりして、「あのとき、断っておけば……」と後悔しても後の祭り。これを繰り返すと自己嫌悪に陥り、仕事がイヤになってしまうケースもあります。
ビジネスマンにとって、仕事を頼まれるというのは喜ばしいことでもあります。それは「信頼されている。実力を認められている」という証でもあるからです。しかし、色んな人から仕事を受けている内にキャパオーバーになって、どれも満足に仕上げることができなければ、せっかくがんばっているあなたの評価に悪い影響を及ぼすでしょう。こうなってしまえば、元も子もありません。仕事をスムーズにこなしていくためには、ときに断ることも大切なのです。
返事は即答しない！仕事の重要性と優先順位を一旦精査！
仕事を断るかどうかを判断するためには、まず、仕事を差し込みで依頼されたとき、「仕事の内容を聞く」「スケジュールを確認する」「優先順位をつける」を徹底しましょう。仕事の内容、納期などを聞き出し、その期間で対応できるものなのかどうかを確認する必要があります。
そして、次に「スケジュールを確認してから連絡します」と相手に伝え、仕事を受けるべきかどうか考える時間を確保します。そこで、仕事の重要性と優先順位を精査しましょう。本来、やるべき仕事の進捗が遅れても受けるべきことなのかどうかを検討し、もしもそうでないなら、断った方がいいでしょう。
相手をイヤな気分にさせない！仕事の上手な断り方３つ
仕事を断る際は、理由を説明して代替案を提示しましょう。相手が頼ってきているのに、「できません！」と頭ごなしに断ってしまっては、角が立って当然です。他の方法を提示して納得してもらえれば、仕事を断っても悪い印象を持たれることはないはずです。
ここでは、そんな仕事の断り方を3つご紹介します！
１．忙しくない時期を提示する
着手している案件の重要度を相手に説明して、スケジュール的に余裕がないことをわかってもらいましょう。その上で、代替案として「今は厳しいですが、来週なら対応できます」と、仕事を受けられる時期を提示します。
２．できる範囲を伝える
スケジュールやスキルの問題で、仕事のすべてを受けられないと判断した場合、自分のできる範囲を相手に伝えましょう。「自分のできる範囲はお手伝いしますよ」と寄り添う気持ちを伝えるだけで、相手に与える印象は随分と変わります。
３．他の人を紹介する
やりたくない仕事、専門外の仕事を頼まれた場合には、適任な人材を紹介するというのも有効です。「その仕事だったら自分よりも〇〇さんの方が得意だ！」「〇〇さん、大きな案件が終わったばっかりだから、今なら手が空いているかも！」という感じで話を振ってみましょう。
このとき、前もって仕事を頼む相手に「こういう案件あるんですが、お手伝いしてもらえませんか？」と確認を取っておくことを忘れずに。でないと、話を振られた相手も驚きますし、何より仕事を頼んで来た人に「たらいまわし」の印象を与えてしまいかねません。
仕事を断るとき、共通して必要なのは「一緒に考える」という姿勢を見せること。そうすれば、仕事を断っても悪い印象を持たれることなく、キャパオーバーを回避することができます。仕事の断り方を身につけることで業務が楽になりますし、やりたい仕事にもっと集中することができるでしょう。「何もかも引き受けすぎて、仕事がまわらない……」とお困りのあなた、上手な仕事の断り方を身につけて、余裕を持って仕事を進めましょう！
※この記事は2016/11/04にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています
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