LINEをそのまま使うのちょっと待った! ビジネスシーンは「LINE WORKS」で

日常的に使っている人も多いであろう「LINE」。最近では、ビジネスシーンで利用する場面も多く見られるようになりました。けれど、普段使いのLINEをそのままビジネスシーンで使用しても問題がないのか。注意すべき点はないのか。今一度、考えてみましょう。

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LINEの月間アクティブユーザー数は、2020年3月末時点で8400万人以上――。日本の総人口が大体1億2600万人強なので、もはや6~7割の人が使っているITインフラと言えます。さらに言えば、15歳未満と65歳以上が日本の人口の約4割を占めますので、生産年齢(15歳~64歳)に限定して考えると利用率はさらに高いのかもしれませんね。そんな馴染み深いツールだからこそ、ビジネスシーンの連絡でも使おうという考えに至る人も多いのではないでしょうか。

もちろん、小規模なチームや組織でLINEを使った業務連絡を行うことは利便性の面で優れています。1つのトークには最大500人が参加できる仕様になっていますし、ビデオ通話は最大200人まで可能です。5月には、「画面シェア」機能も実装され、資料を表示しながらのビデオ通話も行いやすくなりました。無料であり、誰もが使い勝手や機能をよく知るツールだからこそ、すぐに導入しやすいというメリットも大いに感じます。

しかし、プライベートでよく利用するツールのため、企業で活用するのに抵抗を持つ人も多いでしょう。トーク画面に、家族や友人と並列で会社の上司やプロジェクトのトークが並ぶようでは、休日も心休まらないのは理解できます。また、IT管理業務の視点でもチームごとのグループトークを管理していくのは至難の技です。

使い勝手がほぼ同じな「LINE WORKS」を使うのはどうだろう

そこで、ビジネスシーンでの運用を想定する場合には、ビジネス版LINEである「LINE WORKS(ラインワークス)」を活用するのがオススメです。LINE WORKS専用のアカウントを作成できるほか、手持ちのLINEアカウントをそのまま流用することも可能。たとえLINEアカウントを使ってログインした場合でも、LINEの中で友だちになるわけではありません。

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LINE WORKS(App Store版)より

また、LINE WORKSのアプリは独立して存在するので、LINEと分けられる点も安心です。一方で、操作方法は大部分がLINEと共通していますので、直感的に理解できる範囲が多いと思われます。例えば、スタンプを用いたコミュニケーションなどは、いつものLINEと同じ感覚で行えますが、スタンプの種類はLINE WORKS用に用意されたものを使うことになるので、「どこまでカジュアルにしてよいのか」と悩まずに選べるので使いやすいでしょう。

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LINE WORKSでは、管理業務が行いやすいこともポイントの一つ。組織のメンバー追加や削除、権限の設定、ログ管理などを行えます。部署ごとにグループを作成しておき、部署異動に合わせてメンバーの調整なども管理画面から行えます。

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業務で便利な機能が搭載されている

LINE WORKSのトーク画面で便利なのが、「アンケート」や「テンプレート」を活用したコミュニケーションです。これを活用することで、チームメンバーに対して効率的に投票や調査を行ったり、業務日報を作成したりすることが可能になります。

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例えば、「業務依頼」のテンプレートでは、「作成者」「業務/作業担当者」「業務/作業内容」「業務/作業日時」「重要度」「その他報告事項」という内容を入力して、相手に送信します。手元にPCがなくとも、LINE WORKSのアプリ上でフォームに入力するだけで良いのも魅力でしょう。メッセージに「既読」が付くのもLINEと同じ仕組みですので、相手に届いているかどうかも確認しやすいです。

また、「ホーム」タブで掲示板機能を活用すれば、投稿予約や必読表示設定を駆使した情報共有が可能となります。

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運用ルールは企業ごとに様々

LINE WORKSに関する運用マナーのようなものは、特別存在しません。深夜に連絡しない――のような大前提のエチケットは守るに越したことはありませんが、ガチガチにルールで固める前に、まずは運用を始めてみるのが重要です。運用上の不都合が起きたらそれに合わせて対応するのが良いと思われます。

LINE WORKSは「【フリープラン向け】LINE WORKSで最初にやること」として、管理者にまずやってみることを紹介しています。導入を検討している場合には、まずこれを参考に無料で活用できるフリープランを試してみるのが良いでしょう。

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LINE WORKS BLOGより

効率よく運用するための工夫としては、「お世話になっております~よろしくお願いいたします」のような定型文を省くようにしたり、多人数に対する業務連絡に対して「承知いたしました」のような応答を禁止したりする方法が挙げられます。そして、こうしたルールを定める場合には、トラブルが起きないように明文化して共有することも重要です。

LINE WORKSの利用料金

LINE WORKSには、上述した「フリー」プランのほかに「ライト」「ベーシック」「プレミアム」を加えた計4種類のプランが存在します。価格は、ライトが1ユーザーあたり300円/月、ベーシックが1ユーザーあたり500円/月、プレミアムが1ユーザーあたり1000円/月です。

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LINE WORKS公式サイトより

フリープランと有料プランに違いは、機能の一部制限があるかどうか、広告表示の有無、サポート窓口やSLAの有無などです。例えば、複数人でのビデオ通話や画面共有を利用する場合には、有料プランの契約が必要となります。共有ストレージはフリープランが5GBである一方、ライトプランで100GB、ベーシックプランで1TB、プレミアムプランで10TBが利用できます。プロジェクトの規模に応じて検討してみてください。

文=井上晃
編集=五十嵐大+TAPE

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