【パワポ】デザインにもう悩まない!すぐに使える便利な機能3選

「いまいちしっくりくるデザインにならない」「一から資料を作るのは面倒」 パワポでよくある悩みです。そこで今回はそういった悩みを解決すべく、パワポの便利な機能を紹介します。 うまく活用すればかっこいいスライドができるだけでなく、作業時間の短縮にもつながりますので、ぜひ参考にしてみてください。

【パワポ】デザインにはもう悩まない!すぐに使える便利な機能3選

イチから作るのは大変!まずは「テンプレート」が使えないか検討する


何もない状態から資料を作るには、かなりの時間と労力が必要です。なので、まずは「テンプレート」が使えないかどうか検討してみましょう。

Microsoft PowerPoint(以下、パワポ)に実装されている「テンプレート」は、「ファイル」タブ→「新規」から探すことができます。

プレゼンテーション、プロジェクト、ビジネスプランなど用途別になっているので、作成したい資料の種類に応じてイメージに近いものを選びましょう。

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「テンプレート」のほとんどは、表紙から目次、本題のページまで一通りそろっているので、あとは記載したい内容を書いていけばいいだけ。

「テンプレート」を活用すればパワポ慣れしていない人でも、簡単に資料作りができます。

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図形で迷ったら「SmartArt(スマートア―ト)」が使えないか検討してみる


スケジュールやリストなどをスライドで表現する時には「SmartArt」がおすすめです。

色々なパターンの図形フォーマットが用意されているので、「どう表現しよう?」と迷ったら使えるものがないか見てみましょう(「挿入」タブ→「SmartArt」から)。

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「SmartArt」は、文字や図形のサイズも勝手に調整してくれるので、記載したい内容を書き加えれば自動的におしゃれでかっこいいスライドになります。

ただし、ときどき自動調整機能が邪魔になる場合があります。そんな時は「グループ解除」をして作業しましょう。

図形や文字を独立して動かせるようになるので、自分なりの微調整がしやすくなります。

やり方は、まず変更したい「SmartArt」を選択し、「SmartArt」ツールの「デザイン」→「変換」→「図形に変換」をクリックします。これで図形やテキストを自由に動かせるようになります。

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さらに必要に応じて、グループ解除をすることも有効です(「配置」→「グループ解除」)。

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写真やグラフの配置に悩んだら「デザインアイデア」


「デザインアイデア」は、写真や文字、グラフの配置、配色、装飾などを自動的にデザインしてくれる便利な機能です。ただし、以下の条件を満たしていない場合は利用できません。

【利用条件】
・バージョンが2016
・Office 365 のサブスクライバーである(パッケージ版ではない)
・インターネットとの接続がされている
参考:PowerPoint デザイナーのトラブルシューティング|Microsoft

もしこれらの条件を満たしているのにデザインアイデアが表示されないのであれば、「ファイル」タブ→「オプション」→「基本設定」→「PowerPointデザイナー」のところにチェックが入っているかどうか確認してみましょう。

そこにチェックを入れれば「デザインアイデア」が使えるようになります。

「デザインアイデア」でどんなことができるのかは、実際にご覧いただいたほうがわかりやすいので、例を挙げて紹介したいと思います。たとえば、以下のような写真を適当に並べたスライドの場合。

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まずは「デザイン」タブ→「デザインアイデア」をクリックします。

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するとスライドの右側にいろいろなデザインの候補が表示されます。

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一瞬にして数パターンのデザインが表示されます。生成されたアイデアのなかに自分のイメージに合うものがなくても、そこからインスピレーションを得られることもあるので試しに使ってみるのをおすすめします。

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あまり複雑なものだと「デザインアイデアがありませんでした」ということもあります。その点はまだ新しい機能なので、発展途上といったところです。

しかし、マイクロソフトいわく「現在進行形で新たなデザインパターンを取り入れている最中」とのことなので、今後はもっと使いやすくなっていくのではないでしょうか。

まとめ|いろいろな機能を使いこなして、短時間でかっこいい資料作りを


今回紹介したのは誰でも簡単に利用できる機能ばかり。イチから自分で資料を作るとなると時間もかかりますし、「思い通りのデザインにならない」ということも少なくありません。

デザインに困ったらいろいろな機能を活用しながら賢くスムーズに資料作りを進めましょう。

【これだけは覚えておきたいシリーズ】
PowerPoint(パワーポイント)編
Excel(エクセル)編

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