相手の気持ちを動かすビジネスメール文例集! たった一言で思いやりあふれるメールになる!

ビジネスメールはどうしても堅苦しくなってしまうもの。ただそのせいでお互いに程よい距離感になれない場合もあります。そこで今回は、ビジネスパーソンにヒアリングを行い、気持ちが動いたビジネスメールの一言をエピソード付きで紹介します!

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新規の取引先や社員からもらった、嬉しい一言

「実は私、◯◯(会社のサービス)のファンでして」

取引先のPR担当者からもらったメールです。お世辞かもしれませんが、「◯◯のファンです」や「◯◯を実は個人的に好きでして」などと言われると、嬉しく思います。

「◯◯さん(上司)から、あなたのお話は伺っています」

知人の紹介で、初めての取引先とやり取りしたときに書いてありました。自分のことを知った上で一緒に仕事をしたいと思ってくれているんだなと感じ、嬉しくなりました。

「ご不明な点は、気遣いなどせずささいなことでも私に聞いてください」

初めて仕事をする取引先の人から頂きました。この一言があるだけで安心します。

「ご無理のない範囲で対応していただけるとありがたいです」

何か頼まれる際に書いてあると、こちらに配慮してくれているのだなと感じます。

「いつか一緒に仕事をしてみたいと思っていました」

他部署の上司と期間限定でプロジェクトを進めることになったとき、頂いたメールです。プレッシャーは大きいものの、嬉しくてやる気が出ました!

「◯◯さんを頼りにしています」

異動してきた上司からもらったメールに書いてありました。新しい上司がすでに自分を頼ってくれているんだと感じて嬉しくなりました!

「私と仕事して良かったと◯◯さん(自分)に思ってもらえるよう、頑張ります」

新プロジェクトを立ち上げたときに一緒になった部下から来たメールに書いてありました。メールでここまで熱い思いを伝えられたことはなかったので嬉しかったです。

やり取りの中で「距離が縮まった」と感じる一言

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「◯◯さん、お世話様です」

今まで「◯◯様 お世話になっております」と送ってきていた取引先の方が「◯◯さん、お世話様です」と、フランクな一文へ変わったので「距離が縮まったのかな?」と感じました。

「はっ、大変失礼いたしました。◯◯し忘れてしまいました!」

ミスが判明した時に「はっ」「あ!」といった感嘆詞や「しまった感」が伝わるメールをもらうと、もう少しフランクにメールを送っても平気なのかなと感じます。

「◯◯様!」

メール文頭の「◯◯様」が「◯◯様!」となっていたことがあり、距離の縮まりもありますが、相手のキャラクターが伝わってきてとても好感をもちました。

「P.S.」

ビジネスメールで追伸はあまり好ましくないと知りつつも、P.S.を付けてビジネスとは関係ない話をしてくれる人には好感を持っていましたし、距離の縮まりも感じました。

「◯◯ですね」「◯◯だと思いますよ」の終助詞がついた時

「です“ね”」や「思います“よ”」といったメールが送られてくると、打ち解けた感じがして、ビジネスメールでも返信しやすくなります。

「私はこのように思いますが……、◯◯様はどうですか?」

お互いに業務報告をするだけだったのが、意見や考えを求められたので少し距離が縮まったのかなと感じました。

「正直なところ……、今◯◯さんも私も結構無理してますよね……」

取引先と私、お互いに上司から無理難題を突き付けられている身だったとき、メールに本音をのせてきた方がいました。不思議と距離が縮まった感じがしました!

「◯◯くん」「◯◯氏」

先輩や上司からのメールで「◯◯くん」「◯◯氏」と書かれていると、距離が縮まったかなと思います。

「私たちの間では、もう堅苦しいあいさつはやめましょう!」

取引先の方から提案されました。驚きましたが、距離が縮まった気はしましたね。

時候のあいさつ時にもらったユニークな一言

「急に暑くなりましたね。そういえば季節的に◯◯が食べたくなりました」

スイーツが好きな取引先の人とよくスイーツの話をするのですが、時候のあいさつに共通の話題を持ってくるので、ほっこりします。

「今月もどうぞよろしくお願いいたします。ちなみに◯月の花の花言葉は~」

毎月1日にあいさつメールを送ってくださる方なのですが、その月に咲く花の花言葉を教えてくれます。毎月の楽しみだったりもします。

「関東は寒い季節ですね……沖縄は半袖が寒くなったくらいです!(写真付き)」

沖縄に本社がある企業から、時候のあいさつと半袖で仕事をしている方々の写真がついたメールをもらったことがあります。とても穏やかな気持ちになりました。

「そろそろ本格的なシーズン。インフルエンザの予防接種は済ませましたか?」

医療関係の取引先から頂いたメールに書いてありました。医療系ならではの時候のあいさつでユニークだなと感じました。

「知っていますか!? 本日、◯月◯日は△△の日です!」

メールを頂くたびに、その日がどんな日なのかを教えてくれる取引先の方がいらっしゃいました。その方からメールをもらうのが、毎回楽しみになりました。

プロジェクト進行中・終了後にもらった心温まる一言

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「次回もぜひ◯◯さんにお仕事を依頼できればと思うのですが」

プロジェクトを無事終了させたことも嬉しいのですが、それだけではなく次の取引につながると思える一言があるとより嬉しくなります。次の仕事をもらえるってことは、本当に自分の仕事ぶりが評価されたってことですから!

「◯◯さんがいれば問題ないと考えております」

取引先を含めた全体メールで書かれていた一言です。プレッシャーも感じましたが、嬉しかったです。

取引先と上司のやり取り、CCにて「個人的には◯◯のはたらきが大きかったかと思われます」

プロジェクト終了後、CCに私が入っている状態でもらったメールです。間接的ではありますが、上司の思いがわかって良かったです。

「◯◯さんならもっと成長できると思います」

上司から任された小さなプロジェクトが終わった後、フィードバックのメールに書いてありました。尊敬する上司に言ってもらえただけに今後のやる気につながりました。

「成長したな、おつかれさん」

普段、何を考えているのかわからないと思っていた上司からもらったメールでした。意外と見てくれているんだなと思い、嬉しかったです。

「◯◯に任せておけば問題ないと思っているから」

繁忙期、プロジェクトの方向性で悩んでいたとき、先輩からもらったメールに書いてありました。信頼されているなと感じました。

「あなたの代わりはいません、くれぐれも体調には気を配ってね」

少し体調が悪いなと感じていたとき、上司から届いたメールに書いてありました。自己管理も仕事のうちだと改めて実感しましたし、上司に心配してもらえたことが嬉しかったです。

「結果は残念だったけど、私は◯◯さんの今回のはたらきを評価したい」

競合他社との競争に負け、プロジェクトが終了した時に上司からもらったメールに書いてありました。次こそは頑張ろうと思えました。

「◯◯さんみたいなリーダーが良い場合もある、自信を持ちなさい」

本当に自分なんかが組織のリーダーで良いのかと考えていた時期に、先輩からもらった一言です。背中を押してくれて嬉しかったです。

「いつか、◯◯さん以上のビジネスマンになってみせます」

プロジェクト終了後に、慕われていた後輩からのメールに書いてありました。後輩の言葉から成長を感じ取ることができて良かったですし、自分の行動が後輩の見本になっていることも実感できて嬉しかったです。

謝罪メールの返事に書いてあった心に響く一言

「ご丁寧にご説明いただきありがとうございます」

取引先に謝罪したとき、要因と対策を細かく伝えたことがあったのですが、その際に「先方が納得・了承してくれた」という意味が込められた文章が返ってきたので、私も使おうと思いました。

「これからも引き続き、頼りにしています」

先輩や上司、取引先の上役の人などが文末に「頼りにしています」と書いてくれるとモチベーションがあがります!

「珍しいですね。しっかり休んでいますか?」

付き合いの長い取引先に迷惑をかけてしまったのに、体調を気遣ってくれたことが救いでした。事実、なかなか休めていなかったので気持ちも楽になりました。

「仕事のミスは、また仕事で取り返せばいいから!」

個人の謝罪では対応しきれず社長を巻き込んでの謝罪となったとき、社長からもらったこのメールで心が軽くなり、また仕事を頑張ろうと思えました。

「今はたくさん失敗しなさい、守るから。その代わり、部下ができたら同じように守ってやりなさい」

取り返しのつかないミスをして謝ったときに上司から送られてきたメールです。失敗を恐れない大切さがわかったと同時に、心に響きました。

「いえいえ……、気付かなかった私にも落ち度があります」

こちらのミスなのに、取引先から「自分たちにも落ち度がある」と言ってもらえると、今回は大目に見てくれたのかなと思えて気持ちが楽になりました。

「この件が落ち着いたら、一杯付き合ってくださいね(笑)」

取引先からの返信の文末に書かれていました。寛大な心の持ち主だなと感じました。

「俺も◯◯さんとまったく同じ失敗したことあるから、もう謝らなくていいよ」

上司がミスの内容を共感してくれただけで、とても気持ちが軽くなりました。

「ここはミスしやすいところだからあまり気に病まないで。次に生かしてね」

このメールのおかげでミスしやすいところだという気付きが得られ、次に生かそうと思えました。

「切り替えよう! ◯◯の次に期待! 以上!」

すごく短文ですが、いちいち小さいミスで落ち込むなと言ってもらえて楽になりました。

「◯◯さんのミスで、私も1つ成長できた。ありがとうね。」

部下のミスを「自分の成長」と捉えている上司の寛容さに、心打たれました。

ミスを知らせるメールで、思いやりを感じた一言

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「これって◯◯ってことですよね(笑)」

ビジネスメールになかなか「(笑)」は付けづらいと思うのですが、相手からのメールに入っている「おやおや、間違っているよ~」のような軽い指摘だと捉えることができ、心が軽くなりました。優しく指摘してもらえているうちにミスを減らそうとも思えます!

「おそらく◯◯だと思うので、直しておきました! もし違ったら教えてください」

ミスを見つけてもその正解を予測して「直しておきましたよ」と言われると、申し訳ない気持ちもある反面、気持ちも軽くなります。この一言をくれた相手が取引先ならなおさらです。

「勘違いだったらすみません!」

誰が見てもこちらのミスだと分かるのに、相手から「こちらの勘違いだったらすみません」と前置きをしてもらっていると心も楽になるし、指摘の仕方にまで配慮できる人なんだと尊敬してしまいます。

「ここは、こう書いておくと便利です!」

「ここ、ミスしてますけど」といった冷たいメールをもらうことが多く、そのたびに怯えていましたが、ミスの指摘だけではなく簡単な改善方法まで書かれていると、温かさを感じます。

「このミス、私は個人的に好きです(笑)」

取引先に送った資料にミスがあり、指摘されたんですが……、最後に一言「個人的に好き」と書かれていて、なぜかミスしたのに笑いが取れて良かったなと思ってしまいました。

「大したミスではないんですが、念のため……」

ミスを指摘する前にこのような前置きが書かれていると、ミスした側をフォローしてくれて優しいなと思えました。

「◯◯さーん! 修正が欲しい箇所がありまーす!(笑)」

上司からのメールは開くのがおっくうなのですが、つい最近異動してきた上司からのメールの件名がこれでした。重いメールに見せない親切心。開くのがおっくうではなくなりました。

「◯◯さんの今後につながると思うので、あえて厳しく確認しました」

メールの冒頭に書いてありました。先に書いてあると自分を思いやってのことだと理解できました。

ビジネスメールも、たった一言添えるだけで相手の心に響くメールへ変わることがわかりました。これを機にぜひ、ビジネスメールに取り入れてみてはいかがでしょうか。

文=トヤカン
編集=TAPE

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